Vous vous lancez dans la mise en place d’un SI Achats mais vous ne savez pas par où commencer ? Résistance des collaborateurs au changement, absence de mesure du ROI ou encore mauvais choix de solution, le déploiement d’un SI Achats peut être jonché de freins visibles et invisibles. Alors comment faire pour mettre toutes les chances de vos côtés ?
Dans cet article, Lemon Learning vous explique comment mettre en place votre SI Achats en 6 étapes concrètes. Au programme : état des lieux, choix de la solution, accompagnement du changement, déploiement du SI Achats, formation au logiciel et mesure du ROI !
Étape 1 : faire un état des lieux
La première étape à effectuer pour réussir la mise en place d’un SI Achats est de faire un état des lieux. Concrètement, quelle est la situation de votre entreprise ? Quels sont ses besoins et ceux des collaborateurs ? Pour le savoir, vous pouvez vous poser les questions suivantes.
- Quelles problématiques vous poussent à implanter un SI Achats dans votre entreprise ? (Sécurisation du traitement des commandes, amélioration du suivi des achats, communication)
- À quel besoin principal le SI Achats doit répondre ? (Harmonisation des processus achats (P2P, S2P…), simplifier le pilotage des achats, etc.)
- Qui seront les utilisateurs de la solution ? (Département achat, fournisseurs, etc.)
- Quel est le plus grand défi du déploiement ? (Déploiement à grande échelle, formation au logiciel, etc.)
- Qu’est-ce qui rendra votre SI Achats pérenne ? (Maintenance, formation au SI Achats, expérience utilisateur, etc.)
Ce n’est qu’en identifiant les besoins existants de l’entreprise et des collaborateurs de façon précise que vous pourrez déployer une solution réellement adaptée. Par ailleurs, c’est l’une des clés de l’adoption de votre SI Achats : partir des besoins de vos utilisateurs. Cette étape est donc fondamentale !
L’astuce Lemon Learning : travaillez en équipe
Vous souhaitez mettre en place un SI Achats ? Faites-le avec vos collaborateurs ! Pour réussir un déploiement, il est indispensable d’impliquer l’ensemble des personnes concernées par ce projet. Mais qui faut-il impliquer concrètement ?
- Une équipe projet : indispensable au bon déroulement de la mise en place du SI Achats, cette équipe devra piloter le projet dans son intégralité. Elle sera notamment en charge d’élaborer un cahier des charges et de collaborer et communiquer avec les différents partis.
- La Direction : qu’est-ce qu’un projet sans le soutien de la Direction ? Pour mettre toutes les chances de votre côté, engagez votre Direction afin qu’elle puisse impulser l’adhésion des collaborateurs.
- Les utilisateurs finaux : ce sont vos meilleurs atouts pour garantir l’adoption de votre SI Achats. En les impliquant dès le départ, vous diminuez les risques de résistance ultérieurs et vous augmentez vos chances de réussir votre implantation.
Étape 2 : choisir le SI Achats le plus adapté
SAP, Oracle, Ivalua, Synertrade, Jaggaer, ces noms vous sont familiers ? Si ces solutions Achats sont parmi les plus répandues du marché, le meilleur SI Achats pour votre entreprise sera celui qui est le plus adapté à vos besoins. D’où l’importance d’effectuer un état des lieux avant cette étape. Avant tout, il faut choisir le type de solution Achats que vous souhaitez.
- Une solution de pilotage des Achats : pour centraliser les données et gérer les dépenses de l’organisation.
- Une solution d’e-sourcing : pour disposer de plusieurs modules tels que les appels d’offres en ligne (e-RFI / e-RFQ) ou les enchères en ligne.
- Une solution d’e-Achats : pour automatiser les processus d’approvisionnement.
Après les questions, et le choix du type de solution, place aux critères, ceux qui vous permettront de faire le meilleur choix possible pour votre organisation. Mais sur quels critères s’appuyer ? En voici quelques-uns.
- Le prix de l’offre : entre-t-il dans votre budget ?
- La simplicité du SI Achats : est-il facile à intégrer, déployer et utiliser ?
- Les fonctionnalités : sont-elles pertinentes pour l’entreprise et les utilisateurs ?
- Le support : quel est le niveau de maintenance proposé ?
- L’évolutivité de l’offre : l’offre peut-elle suivre votre croissance ?
- La couverture géographique de l’offre : pouvez-vous déployer votre SI Achats dans toutes vos zones d’activité ?
- Les références clients : sont-elles nombreuses et/ou fiables ?
Votre solution doit également vous permettre de répondre aux problématiques logicielles tels que l’évolutivité du contenu face aux mises à jour, la personnalisation du support informatique, ou encore l’amélioration de la saisie des données, qui favoriseront l’efficacité de votre SI Achats. Pour compléter ces critères, vous pouvez également utiliser des comparateurs en ligne afin d’affiner votre choix.
Étape 3 : accompagner le changement
Et si l’on vous disait que la mise en place d’un logiciel est aussi affaire de conduite du changement ? Inutilisation des logiciels, frustrations liées aux outils ou encore résistances au changement, la mise en place d’un outil Achats est au cœur de la conduite du changement et de l’adoption digitale. Pour favoriser l’adoption de votre outil Achats par vos collaborateurs, il est essentiel de communiquer et d’accompagner le changement en répondant aux questionnements de ces derniers.
- Pourquoi implantez vous un outil Achats dans votre entreprise ?
- Comment allez-vous mettre en place votre outil Achats (implantation, formation, transition vers l’outil) ?
- Qu’est-ce que vos collaborateurs ont à gagner dans ce changement ?
Autant de questions auxquelles vous devrez apporter des réponses afin de donner la visibilité et la compréhension nécessaires à vos collaborateurs pour se projeter en toute sérénité. Mais pour favoriser l’adoption de votre outil Achats sur le long terme, il faut également instaurer une nouvelle culture d’entreprise, davantage portée sur le numérique.
L’astuce Lemon Learning : passer à la culture digitale
Vos collaborateurs ne sont pas égaux face aux outils. Et parce qu’ils n’ont pas le même rapport au numérique, il est important d’accompagner chacun d’entre eux vers la maturité numérique. Pour ce faire, rien de tel que la culture digitale. Objectif démystification du numérique, adoption digitale et acceptation du changement ! En plaçant le numérique au cœur de votre culture d’entreprise, vous permettrez à vos collaborateurs d’avoir moins de frustrations liées aux outils et de vivre une meilleure expérience de la transformation digitale.
Étape 4 : déployer le SI Achats
C’est enfin le moment de déployer votre SI Achats ! Pour cela, trois étapes précises : le paramétrage, les tests et le déploiement.
- Le paramétrage : il vous permet de répondre aux problématiques identifiées lors de l’état des lieux grâces à des réglages sur-mesure.
- La phase de tests : elle vous permet d’ajuster votre paramétrage avec plus de précision et de faciliter la réussite du déploiement.
- Le déploiement : il comprend à la fois le déploiement et la maintenance continuelle du SI Achats pour l’optimiser continuellement.
Mais ce n’est pas tout, pour favoriser l’adoption de votre SI Achats, vous pouvez également vous appuyer sur un support directement intégré à votre solution.
L’astuce Lemon Learning : passez au support applicatif embarqué
Le saviez-vous ? 53 % des utilisateurs n’ont pas de support lorsqu’ils travaillent en dehors des heures habituelles de bureau et 61% d’entre eux souhaiteraient pouvoir en bénéficier (Econocom – IDC).
Alors pourquoi ne pas passer à un support différent ? Dites bonjour au support applicatif embarqué de Lemon Learning : un support intégré à votre outil Achats et disponible 24/7 qui vous permet d’anticiper les problèmes liés à votre SI Achats. Amélioration des données saisies ou encore notifications push, Lemon Learning vous accompagne tout au long du déploiement de votre SI Achats. A la clé ? Une réduction du support et de ses coûts, une meilleure adoption de l’outil achat, une meilleure efficacité des équipes, et surtout, plus de temps pour les tâches les plus importantes !
Étape 5 : former les collaborateurs au SI Achats
Que serait l’adoption des logiciels sans la formation ? Maintenant que votre outil Achats est déployé, il faut former vos collaborateurs à ce dernier. La formation au SI Achats est fondamentale car elle affecte directement l’utilisation de votre outil Achats et donc son ROI. Personnalisation, evolutivité des contenus ou encore simplicité d’apprentissage, la formation aux logiciels est pleine de défis. Alors comment bien former vos collaborateurs à votre outil Achats ?
L’astuce Lemon Learning : formez vos utilisateurs depuis leur SI Achats
Former les collaborateurs depuis leur SI Achats ? Oui, oui. Que ce soit pour utiliser les fonctionnalités de facturation d’achat, de gestion des commandes ou encore de suivi des appels d’offre, vos collaborateurs apprennent en faisant grâce à nos guides interactifs accessibles en temps réel. Autre chose ? Vous pouvez également créer des guides à destination de vos fournisseurs ! Résultat ? Vos utilisateurs retiennent vraiment ce qu’ils apprennent grâce à un enseignement pratique, plus rapide et surtout autonome !
Étape 6 : mesurer et ajuster
ROI, vous avez dit ROI ? C’est bien cela. La dernière étape de la mise en place de votre outil Achats est la mesure de votre ROI. Pour cela, vous devez définir des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de l’implantation de votre outil achat. Voici quelques indicateurs qui peuvent vous aider :
- la réduction des coûts ;
- le coût moyen de commande ;
- le délai moyen de traitement d’une commande ;
- la fluidité des opérations ;
- le nombre d’appels d’offre.
Mais le ROI sert également à adapter votre SI Achats. Grâce à la donnée, vous pouvez prendre des décisions éclairées et rester alignés aux besoins de votre utilisateurs.
L’astuce Lemon Learning : mesurez votre ROI avec le Learning Analytics
Le Learning Analytics est un dispositif qui vise à utiliser la donnée pour améliorer les parcours de formations. Le rapport avec votre SI Achats ? En récoltant et en analysant les données de votre solution, vous pourrez adapter la formation au SI Achats selon les besoins de vos utilisateurs. Vous souhaitez connaître les guides les plus consultés, les erreurs les plus fréquentes ou encore les formats les plus consultés ? Avec la fonctionnalité statistique de Lemon Learning, vous pouvez le faire en découvrant le parcours de vos utilisateurs sur votre SI Achats (taux de consultation des guides, formats les plus consultés, etc.). A la clé ? Des décisions plus éclairées, en accord avec les besoins de vos utilisateurs et une adoption de votre outil Achats favorisée sur le long-terme. Objectif pérennité !
De l’état des lieux au déploiement, en passant par la formation, vous avez désormais toutes les clés en main pour réussir la mise en place de votre SI Achats ! Si la mise en place d’un SI Achats dans une entreprise est un véritable défi, il existe aujourd’hui des solutions telles que Lemon Learning qui permettent d’accélérer l’adoption de votre SI Achats grâce à des guides interactifs directement intégrés au logiciel. Le grand plus ? Notre solution s’intègre à n’importe quel outil en ligne, qu’il provienne du marché ou qu’il soit interne !
