Todos sabemos que los viejos hábitos son difíciles de cambiar. Si, de un día para otro, tuvieras que usar una ruta diferente a la que siempre has utilizado para ir a la oficina, te llevaría tiempo acostumbrarte. Lo mismo sucede con tus empleados y sus herramientas.
Imagínate que después de meses de planificación, preparativos y ajustes técnicos, por fin ya están instaladas las nuevas aplicaciones en tu empresa: un CRM para optimizar los procesos de venta, un SIRH para agilizar los flujos de recursos humanos y centralizar los datos dentro de la organización, o un software de gestión de compras para mejorar el seguimiento de las compras.
Pero a pesar de esto, tus equipos de ventas siguen utilizando hojas de cálculo tradicionales para crear nuevas oportunidades, los empleados siguen enviando las solicitudes de vacaciones por correo electrónico y simplemente no quieren utilizar su nuevo SI de compras. Sería un fracaso total.
¿Qué puedo hacer para evitarlo? La implantación de nuevas herramientas es tan importante como su correcta utilización. Por eso, Lemon Learning te ofrece en esta infografía 10 consejos prácticos para que tu proyecto de gestión del cambio sea un éxito. La fórmula mágica del éxito: apoyo, comunicación y formación.
1. Adopta una metodología de gestión del cambio bien desarrollada
No necesitas aprender nada: todo buen proyecto empieza con una buena planificación. Y por una buena razón.
El 66% de los proyectos de gestión del cambio exceden los presupuestos, se retrasan o no implementan las funcionalidades previstas
Atos Origin
La fase de planificación es crucial para cualquier proyecto. La idea es que hagas un balance del proyecto, teniendo en cuenta las herramientas existentes y futuras, los procesos empresariales y los agentes implicados.
ERP, CRM, HRIS, SI de Compras: descubre nuestros consejos prácticos para una implementación exitosa
2. Anticipa la resistencia al cambio para responder mejor a ella
No basta con hacer una planificación genérica de tu proyecto. También, debes tomar en cuenta el factor humano al momento de planificar. Si tantos proyectos de gestión del cambio fracasan (¡Casi el 70% de ellos, según Gartner!), se debe principalmente a la resistencia de los empleados.
Por esta razón, para responder mejor a esto, es fundamental entenderlos para anticipar la resistencia. “Otro software”, “¿Por qué tenemos que cambiar de herramienta?”, “No me siento cómodo con las herramientas digitales” Estos son sólo algunos de los pensamientos que vienen a la mente de tus empleados.
3. Comunícate con claridad antes, durante y después del despliegue del proyecto
Comunícate durante todo el proceso, no sólo para anticiparte a la resistencia de tus empleados, sino también para informarles del progreso del proyecto. La idea es mantenerlos comprometidos y, para esto, debes incluirlos en el proyecto y sus avances.
1 de cada 3 proyectos fracasa por una comunicación ineficaz
Project Management Institute
4. Incluye a todos los empleados en el proyecto
La gestión del cambio es una tarea de todos. ¿Por qué? Simple, porque implica a todos los actores de su organización: desde los equipos empresariales hasta el departamento de TI, pasando por Recursos Humanos y los equipos de proyecto.
Por esta razón, debes asegurarte de incluir a todos tus empleados en el proyecto. Recuerda que un empleado que no se siente incluido a la larga se convertirá en uno desvinculado.
5. Adapta y personaliza los mensajes y el apoyo
¿Tu proyecto es a gran escala? Si las herramientas que estás implementando afectan a 1.000, 20.000 o incluso 100.000 empleados, deberás contar con un apoyo personalizado para cada uno de ellos. ¿Suena imposible? ¿Verdad? Pero no lo es. La clave está en usar las plataformas de adopción digital, como Lemon Learning. Estas soluciones te permiten personalizar el apoyo y la formación en unos pocos clics, independientemente del idioma, el departamento o cargo de los usuarios.
6. Forma a los empleados a lo largo del proyecto
¿Quién dice que hay que esperar semanas para formar a los usuarios en una nueva herramienta? El secreto de la adopción del software es el tiempo. La idea es que tus empleados reciban una formación oportuna en el momento y lugar adecuados. Es decir que se encuentre disponible directamente en sus herramientas cada vez que la necesiten.
7. Interactúa con los empleados
La gestión del cambio del software no se detiene con la implantación de las herramientas. Todo lo contrario. Este es un proceso continuo. Ahora bien, para que la gestión del cambio sea sostenible, debes interactuar y comunicarte con los usuarios.
La buena noticia es que gracias a las plataformas de adopción digital puedes hacerlo directamente desde las herramientas, a través de las notificaciones push. Es sumamente sencillo comunicar una nueva función, felicitar a tus equipos por sus resultados trimestrales, distribuir encuestas. Usando estas soluciones las posibilidades son infinitas.
8. Medir el impacto de los cambios y el rendimiento de los empleados
Llevar a cabo un proyecto sin medir el impacto es como caminar en la oscuridad: no sabes a dónde vas ni qué obstáculos aparecerán en el camino. La gestión del cambio de software debe ser medida, ya sea para analizar el tiempo, el presupuesto, la calidad o la eficiencia del proyecto. ¿Qué vas a conseguir con esto? La capacidad de evaluar el proyecto y preparar acciones correctivas si no se cumplen los objetivos.
Nuevo software y gestión del cambio: descubre qué indicadores de rendimiento (KPI) debes elegir
9. Mantén el contacto con tus empleados
Jamás pierdas de vista a tus empleados. Recuerda que son los primeros afectados por los cambios que estás aplicando. La idea es que mantengas el contacto y los trates como tus aliados más fieles.
Solamente 1 de cada 26 usuarios se queja, el resto abandona las herramientas.
Estaban Kolsky
10. Mantén vivo el tema
¿Ya finalizaste la etapa de implementación? ¡Felicidades! Pero no bajes el ritmo. La verdadera clave del éxito de la adopción de software es mantenerla en el tiempo. Para ello, no hay ningún secreto. Sólo debes seguir hablando del proyecto, interactuar con los usuarios sobre sus herramientas, pedirles su opinión y por qué no… pedirles su opinión sobre el despliegue de un futuro software.
Si quieres saber más, descarga nuestra guía práctica sobre la gestión del cambio 3.0. Chatbot, guías interactivas, soluciones de adopción: te contamos todo sobre las nuevas herramientas para la gestión del cambio.
