Son infinitas las nuevas aplicaciones de software (ERP, HRIS, CRM, SI de compras) indispensables para las empresas. Por esta razón, la implementación, el uso y el seguimiento de las nuevas herramientas son un reto para cualquier organización. El reto es ayudar a los empleados a dominar y comprometerse con el software y para lograrlo existen muchos retos que debes superar; como, por ejemplo, la resistencia al cambio. En Lemon Learning te explicamos cómo promover la adopción de software paso a paso en tu empresa.
1. Identifica las necesidades
Imagina que un operador te llama para venderte un producto que ya tienes. Probablemente, no te vendería nada ¿cierto? ¿Por qué? Porque no necesitas la oferta. Con el software pasa lo mismo. Para que los usuarios lo compren, el software tiene que satisfacer una necesidad específica. Entonces, ¿cómo identificar las necesidades de tus empleados? Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacerte para empezar.
- ¿Cuál es la principal necesidad?
¿Quieres apoyar la introducción de una solución informática, optimizar el uso de un portal del SIRH, o de acelerar la adopción de un CRM interno? En resumen, debes conocer ¿cuál es la mayor necesidad?
Para ir más lejos: ¿Por qué es necesario tener un software para cubrir esa necesidad?
- ¿A quién le interesa?
¿Cuántos usuarios podrían utilizar tu software? ¿Son 150, 1500 o incluso 15000 usuarios? Además, ¿En cuántos departamentos o sucursales podría implementarse? ¿Un departamento, o todas las oficinas?
- ¿Cuál es el mayor reto a la hora de implantar la solución?
¿Debe ser accesible en tiempo real? ¿Tiene que adaptarse a diferentes niveles de conocimiento? ¿Debe reducir el apoyo informático? ¿Debe reducir los costes? Para ir más lejos: ¿Cuáles serían las consecuencias si el software no se implantara o si no se utilizara?
Todas estas preguntas te permitirán dar respuesta a problemas concretos existentes y fomentar la adopción digital.
El método Lemon Learning con Atol
En Lemon Learning sabemos que, para optimizar la adopción de software, es fundamental empezar por identificar las necesidades de las empresas y los empleados. Aquí es donde empezamos con cada empresa con la que trabajamos. Un caso práctico de éxito fue Atol, a la que ayudamos a acelerar la adopción de una nueva solución interna. ¿La principal necesidad? Ayudar a las 800 tiendas Atol a familiarizarse con el software de gestión. ¿El mayor reto del despliegue? Satisfacer dos necesidades: por un lado, los usuarios habituales y, por otro, los nuevos. ¿Otro reto? Proporcionar una solución accesible en tiempo real. Al identificar claramente las necesidades de Atol y de sus empleados, Lemon Learning pudo ofrecer una solución a medida y apoyar a la empresa en sus problemas de transformación digital.
2. Acompañando el cambio
¿Quién dijo que la adopción de software no rima con la gestión del cambio? Al igual que todas las etapas de la transformación digital, la adopción digital requiere un apoyo gradual. ¿La razón? El uso de un nuevo software puede ser un problema para los empleados, por lo que es esencial acompañarlos en este proceso. Entonces, ¿cómo puedo lograrlo?
- Acompaña el cambio anticipadamente: Comunicando a los empleados las razones, la naturaleza y el impacto del cambio. La idea es implicarlos en el proceso.
- Apoyar el cambio durante el proceso: Formando a tus empleados en software para ayudarlos a aprovechar al máximo las herramientas y funcionalidades.
- Apoyar el cambio después de la implementación: Estableciendo una nueva cultura corporativa que combine la cultura digital y la cultura del cambio. La idea es preparar a todos los empleados para los cambios que se avecinan.
El método Lemon Learning con Bouygues Construction
Hay muchas formas de apoyar el cambio. Al ayudar a Bouygues Construction a optimizar el uso de un CRM interno, en Lemon Learning optamos por maximizar la adopción digital siguiendo las etapas de la gestión del cambio. En la fase previa, entrevistamos a los usuarios para identificar sus diferentes perfiles y crear cursos de formación adaptados a cada uno de ellos. Durante la fase de apoyo, formamos a los usuarios en el software mediante cursos de formación personalizados. Para finalizar, diseñamos un glosario de términos técnicos para acompañar a los empleados, así como un cuestionario de opinión, directamente integrado en el software.
3. Formación para el nuevo software
No puede existir un nuevo programa informático sin un programa de formación. Pero cuando se trata de la formación de software, hay algunos elementos esenciales que debes considerar. Saluda a la formación 2.0. A partir de ahora, la formación debe adaptarse a las nuevas necesidades de los usuarios: digitalización, actualización y, sobre todo, personalización. La formación debe estar hecha a medida para ofrecer una mejor experiencia digital y de aprendizaje. Pero eso no es todo. A partir de ahora, la formación del software debe realizarse desde las herramientas.
El método Lemon Learning: Learning by Doing
Si tuvieras que aprender a cocinar un plato por primera vez, preferirías cocinar la receta paso a paso que aprenderla de memoria, ¿verdad? Lo mismo ocurre con el software. Para poder dominarlo, debes aprender haciendo: es lo que llamamos Learning by Doing. Esto es lo que propone Lemon Learning para la formación en software: acompañar a los usuarios en tiempo real y desde sus herramientas. ¿El objetivo? Tus empleados aprenden a utilizar su software gracias a las guías interactivas integradas en sus herramientas y disponibles las 24 horas del día. En unos pocos clics, puedes crear y actualizar cursos de formación personalizados. ¿Qué significa esto? Mejor relación con las herramientas digitales, mejor uso del software y mejor rendimiento. Por si fuera poco, la reducción de las solicitudes de ayuda y de los costos.
4. Medir el impacto
La adopción digital no se limita al uso de software. Como en cualquier proyecto, es esencial medir el impacto. Y por una buena razón, las nuevas herramientas crean muchos datos y la idea es aprovecharlos. El análisis de datos te permite identificar las áreas de mejora de tus herramientas y tomar decisiones en consecuencia, además de alinear los cambios con las necesidades de tus empleados. Necesidades que evolucionan con el tiempo, y que los datos pueden ayudar a identificar de forma clara y sencilla. ¿El objetivo? Mejorar la experiencia del usuario, que es la base de la adopción digital.
El método de Lemon Learning: Learning Analytics
¡Learning Analytics! Nacido de los avances tecnológicos, este dispositivo permite mejorar la formación a través de los datos. Con su función de estadísticas, Lemon Learning te permite identificar las áreas de mejora de las formaciones (recorrido del usuario, materiales más consultados, etc.). ¿El resultado? La adopción digital se facilita gracias a una mejor experiencia de usuario.
Como puedes ver, la adopción digital es mucho más que el uso de software. Si tu objetivo es facilitar el dominio de las aplicaciones, debes mejorar la relación de los empleados con las herramientas digitales de forma sostenible. Estos son elementos clave para la transformación digital, ya que la adopción digital está en el centro de los nuevos retos del futuro, como la experiencia del usuario y la experiencia del empleado.
