SIRH, CRM, ERP, SI de compras… Son muchos los proyectos de software que se implantan cada día en las empresas, sin embargo, no todos ellos son adoptados masivamente por los empleados. Inclusive algunos terminan quedando en el olvido.
En promedio, las empresas desperdician el 37% de su presupuesto para software (fuente: 1E).
Pero ¿Por qué fracasan tantos proyectos de software? En Lemon Learning recopilamos las 5 razones principales por las que fracasan los proyectos de software y las 5 soluciones para evitarlo.
1. Falta de metodología
La primera razón por la que fracasan tantos proyectos de software es la metodología.
El 66% de los proyectos de gestión del cambio se salen del presupuesto, se retrasan o no logran la funcionalidad prevista (fuente: Atos Origin)
¿Qué tiene esto que ver con tus proyectos de software? ¡Mucho! Los proyectos de software también son proyectos de gestión del cambio. Esto quiere decir que, sin una metodología, tu proyecto de software será una pérdida de tiempo, eficacia y dinero.
- Pérdida de tiempo: Perderás tiempo organizándote sobre la marcha y enmendando errores que podrían haberse evitado (diagnóstico incorrecto, plazos ajustados, definición poco clara de los roles, etc.) con una metodología establecida antes del proyecto.
- Pérdida de eficiencia: Tus equipos pasarán más tiempo poniéndose al día con los imprevistos durante la implementación del proyecto (tareas atrasadas, resistencia de los empleados, etc.) o se perderán elementos que son esenciales para la adopción, lo que podría afectar a la eficiencia de tu software en sí.
- Pérdida de dinero: La falta de metodología tiene un costo. Puedes perder dinero a través de costos adicionales acumulados durante el proyecto. O a través de licencias desperdiciadas (compradas, pero no utilizadas), una causa directa de la falta de adopción por parte de los usuarios.
Entonces, ¿Cómo puedo evitarlo?
La solución: definir una metodología previa al proyecto
Para garantizar el éxito de tu proyecto de software, es esencial que definas una metodología clara. Ten en cuenta elementos como:
- Las partes interesadas: ¿Quién estará a cargo del proyecto? ¿Quién participará en el proyecto?
- Gestión del proyecto: ¿Cuáles serán los pasos para ejecutar el proyecto de software? ¿Cuáles serán los mayores retos?
- Gestión del cambio: ¿Cómo puedo gestionar el cambio? ¿Qué acciones pondrás en marcha para gestionar el cambio durante la implantación de tu proyecto de software?
En definitiva, hay que tener en cuenta todos los elementos que van a repercutir a lo largo del proyecto, desde su planificación inicial hasta su adopción por parte de los empleados.
2. Falta de comunicación sobre el proyecto de software
La comunicación es la clave del éxito de un proyecto. 1 de cada 3 proyectos fracasa por culpa de una comunicación poco efectiva.
Cuando se trata de proyectos de software, la falta de comunicación será la culpable de que:
- Tus usuarios no utilicen sus herramientas y/o se desvinculen de ellas.
- Su tasa de abandono aumente, al igual que sus costes.
1 de cada 26 usuarios se queja, el resto se desvincula de las herramientas digitales (churn)
Esteban Kolsky, Customer Experience Survey
Entonces, ¿Cómo puedo mejorar la comunicación?
La solución de Lemon Learning: Comunícate con tus empleados a lo largo del proyecto de software
Tener una eficaz comunicación a lo largo del proyecto es fundamental para reducir la resistencia y garantizar una adopción más eficaz y rápida de los programas informáticos. Para ello, hay que comunicar en sentido ascendente, explicando a los empleados por qué se implanta el nuevo software y destacando su valor. Durante la implantación, es importante recopilar las opiniones de los empleados para ajustar el proyecto de software a sus necesidades. Pero también después del proyecto, es necesario escuchar las posibles áreas de mejora en términos de la experiencia del usuario.
3. Falta de formación sobre el software
La formación en materia de software es otro elemento que suele faltar. Tanto si se trata de un CRM, ERP, SIRH o sistema interno de compras, la formación para enseñar a usar estás herramientas es un paso crucial en los proyectos de software.
El 58% de los empleados afirma que su empresa utiliza herramientas digitales avanzadas, pero no ofrece la formación necesaria para enseñar a usarlas (fuente: Randstad)
Si no formas a tus empleados o los formas mal en sus herramientas, te expones a varios obstáculos:
- Un mal manejo de las herramientas.
- Poca eficacia del software implantado.
- Un proyecto de software insostenible.
Entonces, ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?
La solución de Lemon Learning: forma a tus empleados con guías interactivas
Para formar a tus empleados de forma eficiente, tienes que pensar de forma innovadora. Se acabó la formación a través de un manual de 200 páginas (en papel o pdf) o de módulos de aprendizaje electrónico inadecuados. Opta por un curso de formación innovador y adaptado a tu proyecto de software: las guías interactivas integradas. Usando Lemon Learning, tus empleados pueden formarse directamente desde sus herramientas gracias a una biblioteca de guías interactivas accesibles bajo demanda. Es sencillo (unos pocos clics), rápido (3 minutos como máximo) y eficaz (aprendizaje inmediato mediante la práctica). Gracias a Lemon Learning tus empleados aprenderán haciendo.
4. Falta de medición del impacto
Otra razón por la que muchos proyectos fracasan es que las empresas asumen que, una vez implementado el software, el trabajo se acabó. Pero no. Un proyecto de software sólo está terminado cuando una empresa decide dejar de utilizarlo. En otras palabras, mientras estén utilizando el software, tu proyecto sigue en marcha. Para garantizar el éxito del proyecto (es decir, su adopción masiva por parte de los usuarios), es esencial medir periódicamente su impacto.
En promedio, entre el 60% y el 73% de los datos de una empresa no se utilizan con fines analíticos
Forrester
Medir el retorno de la inversión es importante porque permite identificar dónde están los obstáculos para la adopción del software. En otras palabras, medir te permite identificar las áreas de mejora para aumentar la adopción de tu software. Esto es esencial porque la adopción de software no consiste únicamente en utilizar herramientas digitales. Promover la adopción de software significa promover el uso y, sobre todo, el uso correcto del software por parte de sus usuarios. Y esto, es un proyecto a largo plazo.
La solución de Lemon Learning: Utiliza herramientas de análisis
Los datos están en todas partes. De hecho, hay tantos que se pueden perder. Para medir el retorno de la inversión, empieza definiendo los indicadores de rendimiento. Puede ser el índice de errores cometidos en el software, el número de solicitudes de asistencia o el índice de uso del software por parte de los usuarios. En Lemon Learning proporcionamos una herramienta de análisis que te permite medir la adopción de herramientas a través de indicadores como el número de guías consultadas o los formatos preferidos por los usuarios. Esta herramienta te permitirá conocer dónde estás parado, y en qué áreas debes mejorar.
5. Falta de apoyo al usuario a largo plazo
La asistencia no debe terminar cuando se implanta el software, sino que debe continuar mientras tus empleados lo utilicen. Esto puede incluir la gestión del cambio, la formación y el apoyo.
El 53% de los usuarios no tiene apoyo cuando trabajan fuera del horario de oficina y el 61% de ellos desearía tenerlo.
Econocom – IDC
Sin un apoyo sostenible, tus proyectos de software no durarán en el tiempo. ¿La razón? Las herramientas evolucionan al igual que los puestos de trabajo de tus empleados y, por ende, los retos y necesidades en términos de software también cambiarán.
La solución de Lemon Learning: Apoya a tus usuarios en tiempo real gracias a la asistencia a través de aplicaciones integradas
Para apoyar a tus empleados a largo plazo, es esencial contar con las herramientas adecuadas. Usando Lemon Learning, puedes apoyar a tus empleados a largo plazo. Gracias a las notificaciones emergentes, puedes comunicarte con ellos en cualquier momento. Y gracias a las guías interactivas integradas, podrás actualizar continuamente la formación y mejorar la asistencia. En resumen, apoyas a tus empleados directamente desde tus herramientas mientras la usan.
Metodología, comunicación, formación en software, medición del retorno de la inversión, apoyo en tiempo real: ¡Ya conoces las claves del éxito de cualquier proyecto de software! ¿Quieres tener éxito en la adopción de tu software? Consulta nuestros casos prácticos y descubre cómo Lemon Learning puede ayudarte en tus retos.
