Preparar y organizar la gestión del cambio
La creación de planes de formación y comunicación es sólo una etapa para iniciar el cambio. La durabilidad de las nuevas herramientas y métodos radica en el seguimiento de las acciones establecidas. ¿Qué herramientas elegir? ¿Qué indicadores debemos utilizar?
Descubre en este último artículo de nuestra trilogía nuestros consejos prácticos para establecer herramientas de gestión y de medida eficaces para llevar a cabo tus proyectos y evaluar su impacto.
Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) o métricas
Como en cualquier proyecto, es necesario establecer indicadores realistas, medibles y con plazos definidos para evaluar el progreso del cambio, preparar medidas correctivas en caso de desviaciones de los objetivos, medir su éxito o fracaso una vez aplicado y demostrar su valor añadido y su pertinencia en el momento de su evaluación final.
Los indicadores de rendimiento se pueden vincular a:
- los plazos: ¿se han respetado las fechas de instalación de la herramienta para que el proyecto pueda ser implementado a tiempo?;
- el presupuesto: ¿se ha respetado el presupuesto asignado a la formación?;
- la calidad: ¿el proyecto progresa de manera satisfactoria?;
- la eficiencia: ¿se está haciendo un uso adecuado del tiempo, el dinero y los recursos?
Para elegir los indicadores más adecuados, es fundamental tener en cuenta los siguientes factores:
- Cada indicador debe estar asociado a un objetivo bien definido.
- Un indicador relevante debe ser simple y medible a lo largo del tiempo.
- No es necesario multiplicar los indicadores innecesariamente
- Comprobar que se dispone del presupuesto y del personal para apoyar las métricas que se han definido.
Independientemente de los indicadores que se hayan elegido, es necesario, sobre todo en el caso de un proyecto a gran escala, segmentar la gestión según las diferentes entidades de la empresa, por país, por departamento o por grupos de empleados. Este detalle de análisis garantizará la relevancia de las comunicaciones y el acompañamiento a lo largo de todo el proyecto.
Hoy en día, existen diversas alternativas al tradicional Excel en lo que respecta a la gestión de proyectos y de planificación online. Entre otros: Asana, Trello, Monday o Zoho Projects.
Medir el nivel de compromiso
Si por un lado es importante hacer un seguimiento de las métricas relacionadas con el buen funcionamiento del proyecto, por otro es igualmente crucial medir el compromiso y la participación de los empleados en el proceso de cambio, ya sea a través de la transmisión periódica de información (formularios, encuestas, etc.), de talleres específicos o de la observación de las tasas de adopción y utilización si se trata por ejemplo de una nueva herramienta.
Para lograr una gestión del cambio eficaz, Lemon Learning valora la experiencia de los empleados y fomenta el compromiso a través de la interacción: integrado directamente en las herramientas que los empleados usan a diario, el contenido de Lemon Learning permite una formación breve, lúdica e interactiva además de evolutiva. El envío de notificaciones y la integración de cuestionarios, pruebas o encuestas en sus herramientas también te permite interactuar directamente con todos los empleados.
La base de la solución Lemon Learning: Aprender Haciendo
Ante la creciente digitalización de las empresas y la evolución de competencias de los empleados, Lemon Learning propone una solución de formación basada en el método de Aprender Haciendo. El objetivo: hacer el uso de las herramientas digitales, más simple, más dinámico y agradable, yendo más allá del simple conocimiento teórico.
En situación de escucha, el nivel óptimo de atención del cerebro humano no supera los 10 minutos, incluso si se trata de un tema interesante. Leer y escuchar no es lo mismo que hacer. Las cifras hablan por sí solas: retenemos el 75% de lo que hacemos y el 5% de lo que escuchamos (fuente: National Training Laboratories). Gracias al método de Aprender Haciendo, Lemon Learning permite a los usuarios integrar de manera eficaz lo que aprenden.
El método de Aprender Haciendo se incorpora directamente al trabajo diario de los empleados, que pueden activar la guía que necesiten para resolver un problema o una duda. Más autónomos, más eficientes, ellos mismos se convierten en el motor de la gestión del cambio en la empresa.
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| Ventajas
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Con estos consejos, herramientas y buenas prácticas, tu proyecto de gestión del cambio va por el buen camino. Si quieres hablar con un experto en la adopción de software y en la gestión del cambio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
