Votre service des achats est-il équipé pour relever les défis à venir ? Dans un monde où le changement est la seule constante, les équipes d’approvisionnement doivent faire preuve de flexibilité et d’agilité pour faire face aux perturbations.
Autrefois considéré comme une unité commerciale axée sur la réduction des coûts et les transactions, l’approvisionnement est désormais considéré comme l’un des processus les plus stratégiques au sein d’une organisation. Les services d’approvisionnement identifient les domaines clés de dépenses, qualifient les fournisseurs conformément aux objectifs commerciaux, établissent des relations cruciales et traitent des négociations stratégiques. Mais ce n’est pas tout…
La nouvelle vague d’approvisionnement
Selon KPMG, nous assistons à une « nouvelle vague d’approvisionnement ». Sans surprise, les services d’approvisionnement sont considérés comme les nouveaux garants de la croissance dans leur quête pour :
- Renforcer la collaboration avec les unités commerciales et les fournisseurs
- Mettre l’accent sur la création de valeur durable
- Optimiser les opportunités pour la fonction d’approvisionnement
C’est pourquoi les outils que vous utilisez, les processus que vous mettez en place et la manière dont vous travaillez avec les autres unités commerciales sont plus importants que jamais. Grâce aux nombreux projets d’approvisionnement électronique que nous avons soutenue jusqu’à présent, nous disposons d’une grande expertise en matière de problématiques d’approvisionnement. Chez Lemon Learning, nous offrons une assistance complète sur une large gamme de logiciels d’approvisionnement électronique, qu’ils soient basés sur le cloud, en mode SaaS ou en interne. Cela inclut Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade et ServiceNow.
Nous partageons nos clés et nos conseils pour rester compétitif dans cette nouvelle vague et améliorer vos processus d’achat.
Quels sont les défis de l’approvisionnement ?
En tant que responsable des achats, vous êtes confronté à des défis constants pour rationaliser les processus d’approvisionnement et d’achat complexes, tout en obtenant des résultats, en réduisant les coûts et en gagnant du temps. Depuis que la crise a accéléré la transformation numérique, elle a également souligné la nécessité de mieux exploiter et d’adopter les technologies d’approvisionnement pour relever ces défis.
Les principaux défis auxquels sont confrontés les responsables des achats :
- Des processus inefficaces et exigeants en main-d’œuvre (malgré l’investissement dans des outils d’achat adaptés)
- Un manque de processus normalisés
- Une formation interne et externe inefficace
- Une intégration et un soutien complexes des utilisateurs occasionnels
- Des processus d’approvisionnement incohérents
- Une gestion difficile des fournisseurs (identification du bon fournisseur, suivi de la performance des fournisseurs, assurance d’un approvisionnement stable de produits de qualité, surveillance de la base de fournisseurs)
S’ils ne sont pas résolus, les problèmes peuvent dégénérer en pertes coûteuses, en augmentation des coûts et en un impact direct sur votre retour sur investissement.
Des outils d’approvisionnement inefficaces coûtent aux entreprises aux États-Unis et au Canada 1,5 milliard de dollars par an, ce qui équivaut à 32 millions d’heures de travail perdues.
Source: Topline Strategy Group
La bonne nouvelle ? Il existe des clés, des conseils et une solution d’adoption numérique particulière pour surmonter ces défis d’approvisionnement.
8 façons d’améliorer le processus d’approvisionnement
1. Investissez dans une plateforme d’adoption numérique
Il existe une plateforme pour tous les résoudre ! Une plateforme d’adoption digitale (DAP) est spécifiquement conçue pour vos utilisateurs et vos outils. Grâce à des procédures pas à pas interactives, les équipes d’achat (internes et externes) peuvent s’intégrer, se former et travailler en même temps. Avez-vous identifié des processus inefficaces ? Créez et envoyez des guides personnalisables pour tout processus d’approvisionnement. Vos utilisateurs sont-ils désengagés ? Avec des guides activés par l’action et une approche « learning by doing », vous pouvez rapidement améliorer leur maniement des outils. Attendez-vous à plus d’informations DAP dispersées tout au long de l’article.
2. Définir des politiques d’achat stratégiques
Chaque fois que vous qualifiez un nouveau fournisseur, il est nécessaire d’effectuer de longues procédures de sécurité. Considérez maintenant le deuxième plus grand détaillant au monde avec 2 800 fournisseurs dans le monde. Construire de nouvelles relations avec chaque fournisseur est une tâche ardue qui recèle de multiples risques de haut niveau, et atténuer ces risques nécessite beaucoup de ressources. Au lieu de cela, atténuez dès le départ en définissant les meilleures pratiques d’intégration des fournisseurs.
Créez un processus complet d’étapes pour vous aider à :
- Formaliser la planification de l’ensemble du processus (standardiser les processus, suivre les données et optimiser les performances)
- Effectuer une diligence raisonnable (mettre en évidence les critères du fournisseur, vérifier l’historique du fournisseur, gérer les contrats)
- Former et intégrer les fournisseurs (former les fournisseurs sur votre plateforme, normaliser onboarding, communiquer de manière cohérente)
Effectuez une nouvelle analyse SWOT de votre environnement et utilisez les risques pour modifier les politiques d’approvisionnement existantes. Travailler à partir de politiques existantes vous aidera à aligner vos nouvelles politiques sur les besoins de l’entreprise.
3. Communiquez avec vos équipes
La communication est la clé ! Une communication cohérente avec vos équipes peut contribuer à un succès durable en garantissant que toutes les parties prenantes sont sur la même page. Écoutez vos équipes et vos fournisseurs pour identifier leurs points faibles et leurs procédures inefficaces au fur et à mesure qu’ils surviennent. Par exemple, des commandes accidentelles ou des erreurs, ou un manque de confiance avec certains fournisseurs – il est donc possible de traiter les problèmes avant qu’ils ne fassent boule de neige. Ces relations sont mutuellement bénéfiques et doivent être entretenues sur le plan professionnel. En cas de perturbation ou de conflit imprévu, votre relation pourrait contribuer à minimiser l’impact sur votre chaîne d’approvisionnement ou votre domaine d’activité.
🍋 Astuce Lemon Learning : avec une plateforme d’adoption numérique, vous pouvez envoyer des notifications notfication push en temps réel, directement dans l’outil d’approvisionnement.
4. Gérer l’inventaire
Essayez de voir votre inventaire comme faisant partie de votre rentabilité. Une gestion efficace des stocks signifie que vous n’avez ni trop ni trop peu de stocks pour répondre à la demande à un moment donné. La façon la plus précise de gérer les stocks consiste à investir dans des outils de gestion des stocks. Sélectionnez les outils qui conviennent à votre entreprise pour aider à minimiser les erreurs humaines : commandes, stocks, matières premières, etc. Bien qu’il puisse sembler judicieux de stocker davantage et de dépasser la demande, cela signifie également une augmentation des coûts de stockage, piégeant de précieux flux de trésorerie.
🍋 Le saviez-vous ? La règle d’inventaire 80/20 stipule que 80 % de vos bénéfices doivent provenir de 20 % de votre inventaire.
5. Sélectionnez le bon outil d’approvisionnement numérique
Centraliser et standardiser les informations est l’un des rares moyens simples de faire gagner du temps à vos utilisateurs. Dans n’importe quelle position, localiser et envoyer des informations peut prendre de précieuses minutes dans une journée, ce qui équivaut à des heures à long terme.
Les employés passent 1,8 heure par jour – 9,3 heures par semaine en moyenne, à rechercher et à collecter des informations.
Source : McKinsey
Il en va de même pour les logiciels d’approvisionnement. Une solution d’achat centralisée signifie que vos équipes n’auront pas à jongler avec plusieurs outils à la fois, ce qui contribuera à améliorer leur productivité et leur attention globales.
6. Standardiser les processus
Les processus standardisés sont également un moyen inestimable de gagner du temps et d’améliorer la conformité. C’est une méthode d’optimisation qui peut s’appliquer à toutes les unités d’affaires. Des processus standardisés peuvent établir des lignes directrices et des normes de référence pour faciliter le suivi des résultats. Dans le domaine des achats, ces processus internes communs peuvent réduire considérablement les erreurs humaines (saisie de données, transactions, etc.). C’est aussi un bon moyen de créer un processus de sélection transparent et équitable pour vos fournisseurs.
🍋 Un conseil Lemon Learning : avant de standardiser votre processus d’approvisionnement, renseignez-vous sur où et sur quoi vos utilisateurs passent le plus de temps.
7. Automatisez les processus chronophages
L’approvisionnement et les logiciels d’automatisation supplémentaires peuvent sembler coûteux et intimes, mais la réalité est beaucoup plus simple. En tant que professionnels de l’approvisionnement, tirer parti de l’assistance automatisée pour vos tâches complexes peut vous faire gagner des jours sur une année.
51 % des entreprises ont indiqué que leur principale stratégie consistait à investir dans une technologie qui automatise leur processus d’approvisionnement. Les entreprises ont réduit leur coût de la demande à la commande de 48 % et réduit de moitié le temps de cycle des transactions.
Source : Aberdeen Group
8. Améliorer la formation de la main-d’œuvre
Selon la taille de votre organisation, l’intégration d’un nouveau fournisseur dans votre système d’approvisionnement peut prendre entre 30 jours et même 6 mois (pour les grandes entreprises). Contrairement à la plupart des autres outils, le logiciel d’achat n’est pas utilisé au quotidien. – jour – jour et devrait donc nécessiter une solution de formation plus innovante.
🍋 Astuce Lemon Learning : vous pouvez intégrer la formation directement dans votre outil d’achat, permettant aux utilisateurs d’« learning by doing », à chaque entrée.
Une plateforme d’adoption numérique peut former et intégrer les utilisateurs indépendamment, en temps réel où qu’ils se trouvent à l’aide de guides interactifs et d’une assistance 24h/24 et 7j/7.
