Les Achats sont plus que jamais stratégiques pour les entreprises. Alors que s’achève une année marquée par la crise de la Covid-19, plusieurs constats s’imposent : la digitalisation des Achats n’est plus une option et l’utilisation des solutions e-Achats est une évidence. Mais quelle est la valeur ajoutée des solutions e-Achats pour les entreprises ? Quel impact a eu la crise de la Covid-19 sur les activités Achats en 2020 ? Et quelle est la place de l’adoption digitale dans le monde des e-Achats en pleine transformation digitale ?
Regards croisés d’experts sur les enjeux des Achats à l’ère du numérique.
- Pierre Leroux, CEO et fondateur de Lemon Learning.
- Anne Tessier-Chênebeau, Directrice Générale Adjointe de Synertrade ;
- Thomas Decamp, Directeur Commercial chez Proactis ;
- Arnaud Malardé, Senior Product Marketing Manager chez Ivalua ;
1. Digitalisation des Achats : pourquoi utiliser des solutions e-Achats ?
Nouveaux enjeux, nouveaux outils, nouveaux usages… La transformation digitale a complètement bouleversé les Achats. Longtemps habitués à utiliser des outils comme Excel, les départements Achats se tournent aujourd’hui vers des solutions e-Achats pour gérer l’activité. Des solutions e-procurement aux solutions e-sourcing, les solutions e-Achats permettent aux entreprises de répondre aux enjeux modernes tels que :
- Augmenter la qualité des processus d’approvisionnement en les uniformisant et en les automatisant.
- Simplifier le pilotage des Achats et améliorer son suivi en centralisant et en sécurisant les données, et en facilitant la gestion des appels d’offres.
En somme, les solutions e-Achats permettent d’avoir des Achats plus agiles et plus performants en favorisant une meilleure gestion des dépenses. Thomas Decamp (Proactis) explique : “Les Achats ont pour objectif de maintenir la chaîne « d’approvisionnement ». C’est-à-dire qu’il ne faut pas créer de rupture entre l’entreprise et ses fournisseurs. Cela concerne aussi bien les Achats stratégiques de l’entreprise que les Achats non stratégiques. Ne pas rompre le lien, c’est également préserver son écosystème de fournisseurs et considérer les plus petits.” Une activité plus que jamais stratégique comme le souligne Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade) :
“Les Achats, aujourd’hui, se positionnent en business partner des COMEX véritables contributeurs de valeur pour soutenir les plans stratégique de leurs organisations”.
Et si les Achats occupaient déjà une place stratégique au sein des entreprises, cette position s’est accentuée lors de la crise sanitaire de 2020.
2. Ce que la crise de la Covid-19 a changé pour les Achats
Révélatrice : c’est ce qu’aura été la crise sanitaire pour les Achats. Arnaud Malardé souligne :
“La crise a exacerbé la situation des entreprises qui n’étaient pas équipées“.
Alors que certains départements devaient déjà rattraper leur retard en matière de digitalisation, l’ensemble de la fonction a dû faire face à de nouveaux défis. En l’espace de peu de temps, les priorités des Achats ont changé. L’expert d’Ivalua poursuit : “Avant la priorité des Directions Achats portait sur l’amélioration des performances Achats sur le moyen long terme : la transformation digitale, l’optimisation des processus et des procédures et l’agilité Achats. La crise a obligé à penser à plus court terme. D’autres priorités sont revenues sur le devant de la scène : la préservation du cash, la génération d’économies et la sécurisation des approvisionnements.”.
Si le rôle des Achats a été stratégique pendant la crise, il le reste encore aujourd’hui.
“Les Achats sont plus que jamais mis à contribution de la performance de l’entreprise. Chaque euro économisé sera valorisé au P&L de l’entreprise. Une collaboration plus fluide doit s’opérer entre le département Achats et les finances de l’entreprise. […]
Les solutions achats doivent également offrir de nouvelles options visant à transformer des centres de coûts en accélérateurs de productivité et d’économies (escomptes) grâce à l’automatisation et la réduction du temps de traitement de la commande jusqu’au paiement du fournisseur.” explique Thomas Decamp.
Bien qu’ayant forcé les départements Achats à penser court-terme, la crise sanitaire de la Covid-19 a également fait naître de nouvelles pistes de réflexion. Anne Tessier-Chênebeau relève notamment une nouvelle tendance. “Cette tendance, c’est une remise en cause, aujourd’hui, des organisations Achats sur la façon de réinventer un nouveau modèle puisqu’on s’est aperçu que cette pandémie a impacté toutes les entreprises partout dans le monde. Les stratégies de sourcing dans des pays à bas coûts a peut-être ses limites. Du coup on pense à des sujets qui ont trait à un spectre beaucoup plus large.
“Localisation, relocalisation et business durable sont autant de sujets qui s’invitent dans les COMEX des grands groupes aux côtés de sujets déjà clés comme la compétitivité des entreprises.”
Par ailleurs, cette crise a également révélé d’autres enjeux tout aussi importants, à l’image de l’adoption digitale.
3. L’adoption des solutions e-Achats : l’indispensable du futur des Achats
Alors que les départements Achats n’ont plus d’autre choix que d’opter pour des solutions e-Achats pour assurer la compétitivité des entreprises, l’adoption digitale apparaît comme un indispensable sans lequel la réussite de la transformation digitale n’aura pas lieu.
Du département Achats aux fournisseurs, l’adoption des solutions e-Achats par les utilisateurs affecte directement la performance des activités. Pourtant, si l’heure est au tout numérique, elle est loin d’être la norme. Pour Pierre Leroux, CEO de Lemon Learning, le constat est clair :
“Les solutions Achats font face à des enjeux importants en matière d’adoption et de conduite du changement”.
Un risque conséquent à de nombreux égards. Car en étant peu, pas ou mal utilisés, les SI Achats peuvent être source d’erreurs ou de ralentissement dans les processus, ou encore de rupture dans la chaîne d’approvisionnement, pourtant si essentielle à la survie des entreprises.
Pour relever le défi de l’adoption digitale, certains fondamentaux comme la formation des utilisateurs aux e-Achats sont de mise. Mais pour être efficace, cette dernière doit s’adapter aux besoins des utilisateurs en matière d’apprentissage. Anne Tessier-Chênebeau relève : “C’est fini l’époque des guides utilisateurs, les tutos vidéo où l’on ne reconnaît jamais son écran parce que ce n’est pas pareil que ce que l’on a en face de nous“. Arnaud Malardé prend le cas de la formation aux fournisseurs : “Il est primordial que l’outil soit simple d’utilisation pour un fournisseur. Un fournisseur se connecte moins fréquemment qu’un utilisateur classique à la solution, parfois moins d’une fois par mois. Il n’a pas le temps d’apprendre comment cela fonctionne.”. Et pour cause, “les SI Achats ne sont plus réservés aux seuls acheteurs”, comme l’explique Anne Tessier-Chênebeau, “nous avons tout un pan de profils d’utilisateurs finaux qui est en train d’évoluer et s’ouvrir. Les départements finance, risque, qualité, supply chain…sont avec les fournisseurs de nos clients des utilisateurs de nos solutions.
“Ainsi la simplicité d’utilisation, l’UI/UW deviennent clé pour garantir une adoption massive. En cela le monde de la tech aujourd’hui est drivé par les utilisateurs et nous devons nous adapter avec eux !”.
Alors comment coupler solutions e-Achats et adoption digitale pour favoriser une meilleure expérience utilisateur ? Pour la Directrice Générale Adjointe de Synertrade, les solutions e-Achats et les plateformes d’adoption digitale vont de pair et sont justement une réponse aux enjeux modernes des Achats. “Ce n’est pas par hasard que l’on travaille au quotidien avec Lemon Learning chez nos clients : cette adoption doit être aidée par une technologie comme vous avez chez Lemon Learning qui permet de guider l’utilisateur, occasionnel ou habituel, dans une solution digitale.
“Aujourd’hui, le côté aide à la navigation embarquée qu’offre Lemon Learning est l’une des réponses aux enjeux de l’adoption chez nos clients aussi”.
En jeu : la réduction des résistances et des frustrations liées au digital, le tout dans le but de faciliter la prise en main et l’optimisation des Achats.
De la digitalisation à la crise sanitaire, l’année a été pleine de défis pour les départements Achats. Et s’ils sont loin de toucher à leur fin, une chose est sûre, le choix des outils utilisés pour relever ces défis est profondément stratégique.
