A l’heure de la transformation digitale, nombreux sont les outils digitaux qui permettent aux entreprises d’optimiser leurs processus et leur performance. Parmi eux, l’ERP (Enterprise Ressource Planning), propulsé en première ligne lors de la crise sanitaire de 2020. Au cœur d’enjeux comme la transformation digitale, la conduite du changement ou l’agilité, la mise en place d’un projet ERP peut être pleine de défis. Alors quelles sont les bonnes pratiques ? Et quelles leçons tirer de cette année si particulière ?
Regards croisés d’experts sur les enjeux des projets ERP :
- Lesly Belkhir, Chargée de projet chez Axelor ;
- Thomas Gereec, Directeur de projet chez Lemon Learning.
Projet ERP : quel intérêt pour les entreprises ?
Mutualisation des données, uniformisation des processus, automatisation des tâches, l’ERP est plein de promesses pour les entreprises en quête de performance. Grâce à ses différentes fonctionnalités, il permet de travailler en mode agile, notamment en favorisant une meilleure communication entre les différents acteurs, qu’ils soient internes ou externes. Pour Lesly Belkhir, Chargée de projet chez Axelor, c’est une évidence : “A l’heure actuelle, un ERP ne doit plus être vu comme superflu mais comme une solution offrant un réel retour sur investissement non négligeable.”.
En somme, la mise en place d’un projet ERP permet d’améliorer la gestion de l’ensemble des activités de l’entreprise (Finance, RH, gestion commerciale, Achats, Production, etc.). Entre autres, ce système d’information permet aux équipes de dégager du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée, de faire moins d’erreurs de saisie et donc d’améliorer la qualité des données. Mais pour atteindre ce niveau d’efficacité, il y a des indispensables. Thomas Gereec, Directeur de projet chez Lemon Learning, explique :
“Un ERP efficace, c’est avant tout un ERP qui répond aux enjeux de l’entreprise. Il est donc essentiel d’identifier ces enjeux dès le départ.”.
Par ailleurs, si de plus en plus d’entreprises choisissent cet outil pour accompagner leur transformation digitale, l’ERP n’est pourtant pas encore la norme. “Beaucoup trop d’entreprises utilisent encore une multitude d’outils différents, ou encore des feuilles de calculs pour gérer leurs données. Celles-ci s’exposent à une perte de données, à une mauvaise organisation interne, à un décuplement des erreurs humaines, et la communication au sein des équipes est souvent de mauvaise qualité.”, met en lumière Lesly Belkhir. A ceci s’ajoutent également les questions de sécurité (cybersécurité, données, etc.), notamment lorsque l’on considère la quantité de données transitant au sein des progiciels.
Des défis toujours présents dans la mise en place des projets ERP
Si la mise en place d’un projet ERP est avantageuse à bien des égards, elle s’accompagne également de nombreux défis. A commencer par le choix de la bonne solution. “Il y a pléthore de solutions sur le marché, il est essentiel de prendre son temps dans le choix d’un nouvel outil d’autant plus quand celui-ci est une véritable “colonne vertébrale” pour l’entreprise.” explique la Chargée de projet d’Axelor. Et de poursuivre : “Bien sûr, pour choisir l’ERP le plus approprié il faut, au préalable, avoir défini ses besoins de façon précise et idéalement en impliquant directement les acteurs métiers.”, un élément essentiel de la conduite du changement, y compris dans la mise en place de projets ERP. La raison ?
Près de la moitié des implémentations d’ERP échoue la première fois (Source : Technology Evaluation Centers)
Pour mener à bien un projet de transformation digitale, la conduite du changement est fondamentale. En accompagnant le changement à travers l’implication des différentes parties prenantes, la formation à l’ERP et la communication régulière, les entreprises favorisent une adoption pérenne de l’ERP par les utilisateurs. Thomas Gereec précise : “C’est essentiel car c’est ce qui permet aux utilisateurs de prendre conscience de la valeur ajoutée de l’ERP. Cela favorise une meilleure expérience du digital sur le long terme.”. Par ailleurs, la compréhension des enjeux des utilisateurs finaux est également une clé pour accélérer l’adoption des ERP en entreprise. “Il est fondamental de comprendre l’organisation du travail des utilisateurs finaux pour leur fournir un ERP adapté à leurs enjeux quotidiens.” souligne le Directeur de projet de Lemon Learning avant de conseiller de “réaliser un audit des usages des utilisateurs finaux” ou encore de veiller à ”avoir une visibilité sur l’organisation de l’entreprise (utilisateurs clés, planning global du projet interne à l’entreprise, etc)” pour ce faire.
D’autre part, si la mise en place des projets ERP s’accompagne de défis, l’année 2020 en aura également apporté.
Covid-19 : quel impact sur le déploiement des ERP ?
La crise sanitaire de la Covid-19 a bouleversé l’intégralité des entreprises. Pour subsister sur les différents marchés, ces dernières ont dû accélérer leur transformation digitale en un temps record et se réorganiser en conséquence. “La crise de la Covid-19 nous a contraint à adapter quelque peu nos méthodes de travail.” explique Lesly Belkhir. Pour beaucoup, le télétravail est devenu la norme à l’image du tout distanciel.
Entre autres, les entreprises ont dû mettre en place de nouvelles méthodes pour former leurs collaborateurs aux ERP. De fait, le distanciel a révélé les failles de certains modes de formation aux logiciels, comme l’explique Thomas Gereec :
“Former les utilisateurs via un manuel, un PDF ou un dispositif de e-learning, ça ne marche pas. Ces dispositifs de formation ne sont pas suffisamment immersifs. Ce sont des éléments de formation et non d’accompagnement.”.
Avec des compétences numériques hétérogènes, le niveau d’accompagnement des utilisateurs d’ERP ne peut pas être le même pour tous. Et pour cause, les utilisateurs ne forment pas un ensemble homogène : leurs profils et leurs besoins métiers diffèrent. Il est donc fondamental d’adapter la formation aux différents profils. “Il est inconcevable de former des utilisateurs à un ERP via une formation générique et détachée des outils aujourd’hui.” explique Thomas Gereec.
Projet ERP et adoption digitale : le duo gagnant
Si l’étape de la formation des utilisateurs à l’ERP est si importante, c’est qu’elle affecte directement la réussite de la mise en place de ce dernier. Lorsque les utilisateurs ne bénéficient pas de la formation adéquate, ils peinent à prendre en main leur ERP correctement. Mais que risquent les entreprises à ne pas avoir un progiciel de gestion intégré utilisé convenablement ? Lesly Belkhir souligne :
“Ne pas utiliser un ERP ou ne pas l’utiliser correctement c’est renoncer à son avantage indéniable en termes de productivité et de gestion des données. En résultent alors une perte de temps colossale, et une rentabilité moindre.”.
En somme, un projet ERP n’est de peu d’utilité si les acteurs, internes ou externes, l’utilisent peu ou mal.
Pour accompagner la mise en place des projets ERP, les solutions d’adoption digitale permettent aujourd’hui aux entreprises d’accélérer la prise en main des logiciels. “Notre système de guides interactifs embarqués accompagne les utilisateurs en temps réel directement depuis leurs ERP”, explique Thomas Gereec. Une alternative aux modes de formation classiques qui permet d’optimiser les projets ERP durablement.
Gain de temps, optimisation des coûts, meilleure agilité : l’efficacité des ERP n’est plus à prouver. Si la crise sanitaire pousse toujours les entreprises à faire preuve d’innovation pour relever les défis du moment, la réussite des projets logiciels se révèle être l’une des clés pour y arriver.
