Le changement n’est pas toujours synonyme de nouvelles possibilités. En particulier dans le monde de l’entreprise. De fait, le changement est souvent source d’inquiétude et de méfiance chez les collaborateurs et va parfois même jusqu’à l’échec du projet.
Nouveau processus, nouveau logiciel, nouveau manager ou encore nouveau bureau : un projet de conduite du changement peut prendre différentes formes. Mais ce n’est pas le changement, en soi, qui pose un problème : c’est la façon dont il est mis en place.
La question est donc la suivante : que peuvent faire les responsables en conduite du changement pour éviter la résistance des employés au changement ?
Quel est l’impact de la résistance au changement sur votre organisation ?
Ce n’est un secret pour personne : le changement est à la fois constant et nécessaire en entreprise. Pourtant, l’agilité des collaborateurs est toujours un enjeu majeur auxquels les managers et responsables en conduite du changement font face.
La résistance au changement peut se présenter sous différentes formes et commencer par un ou plusieurs collaborateurs. Mais quel est son impact concret sur votre organisation ?
Voici 8 exemples de résistance au changement :
- Des logiciels non utilisés
- Une augmentation du time to value
- Une baisse du moral des collaborateurs (confusion, frustration)
- Des conflits internes (perturbation, refus)
- Un retour à des méthodes non numériques
- Une hausse des demandes de support
- Un besoin en formation croissant
- Une baisse de productivité
Si vous avez identifié l’un de ces éléments (il y en a de fortes chances), il est temps de créer des processus qui permettent d’éviter et de réduire la résistance au changement de vos collaborateurs.
Résistance au changement en entreprise, de quoi parle-t-on ?
Prenons l’exemple du déploiement d’un nouveau logiciel comme SIRH SAP Successfactors. Ce dernier possède des fonctionnalités que votre SIRH précédent ne possédait pas comme la gestion du temps, la gestion des performances ou encore l’évaluation à 360°.
Si la nouvelle n’a pas été communiquée à grande échelle avant le déploiement, cela entraînera forcément une réaction négative de la part de certains collaborateurs. S’ensuivront alors des frictions entre certains collaborateurs et leurs managers.
Plusieurs utilisateurs de divers départements pourraient ouvertement faire part de leur méfiance par rapport à l’outil, de leurs préoccupations en matière de confidentialité et de leur frustration à l’égard de certaines fonctionnalités.
En un mot, leur attitude et leur comportement à l’égard du nouveau SIRH indiquerait une résistance au changement. Ceci est un exemple parmi tant d’autres.
Mais quelles sont les causes courantes de la résistance des collaborateurs au changement.
Quelles sont les causes de la résistance au changement ?
La résistance au changement n’est pas une réaction naturelle ou innée. Les personnes réagissent positivement au changement lorsqu’elles comprennent qu’il est dans leur intérêt de le faire. Voici cinq éléments qui peuvent participer à une résistance au changement.
Une mauvaise communication
Comprendre la raison et la valeur ajoutée d’un changement est la première étape pour éviter toute résistance. Cela commence par une communication active entre toutes les parties prenantes impliquées dans le processus.
Créer des processus de conduite du changement accessibles et faciles à suivre, c’est faire en sorte que les bonnes personnes disposent des bonnes informations, avant même que la transition ne commence. L’objectif est d’expliquer clairement les avantages pour les collaborateurs, plus que ceux pour l’entreprise. Cela les aidera à comprendre l’impact que cela aura sur leur travail quotidien. Dans toute situation, il est important d’expliquer les avantages tangibles à court terme ainsi qu’à long terme pour un impact maximal.
Manque de formation
Lors du déploiement d’un nouveau logiciel ou d’un processus , les utilisateurs finaux sont le dernier maillon de la chaîne. Face à ce changement, leurs principales préoccupations se portent sur la compréhension de la valeur ajoutée du logiciel, sa facilité d’utilisation, et surtout, ce qu’ils ont à y gagner.
L’absence de formation accroît considérablement ces préoccupations, laissant les utilisateurs finaux seuls face à ces changements. Cette situation peut rapidement entraîner un manque de compétences, des procédures incorrectes et la résistance ultime au changement : l’abandon.
Quel que soit le changement, les décideurs doivent fournir les bonnes ressources d’accompagnement en matière d’équipement, de programmes de formation ou de solutions de formation.
Manque d’agilité
Un manque d’agilité sur le lieu de travail suggère qu’il y a un manque d’agilité dans la culture d’entreprise. La résistance au changement est essentiellement une peur de l’inconnu. Les entreprises continuent d’accélérer la transformation digitale, l’automatisation et la numérisation des processus de travail qui, selon les collaborateurs, pourraient menacer leur poste.
Pour surmonter cette résistance, il est important de montrer le caractère inévitable du changement afin de créer un environnement compétitif. Il s’agit également de fournir les bons outils pour accompagner le changement, notamment la formation continue et les possibilités d’apprentissage et de développement.
Manque de processus
La plupart des collaborateurs n’utilisent pas de logiciels complexes sans en étudier les instructions. L’absence de processus d’assistance lors du déploiement d’un nouveau logiciel, ou lors de tout autre changement, favorise :
- une marge d’erreur qui entraîne le mécontentement des collaborateurs
- un ROI négatif
- parfois même un impact négatif sur vos clients.
Vous voulez réduire la résistance au changement, diminuer les erreurs, gagner du temps et améliorer le ROI ? Mettez en place des processus normalisés pour les tâches quotidiennes, et des processus de conduite du changement pour accompagner les changements plus importants et à plus long terme. Les avantages de la normalisation et de la création de processus sont décuplés et contribueront à améliorer la clarté, la qualité et la satisfaction des collaborateurs.
Gestion du temps
L’une des plus grandes erreurs des entreprises est de privilégier la gestion du temps à celle de l’attention. Cela revient à faire passer l’accomplissement des tâches avant l’engagement des collaborateurs.
Donner la priorité à la gestion du temps de cette manière facilite la résistance des collaborateurs au changement de plusieurs façons. Notamment par des attentes et des délais irréalistes et en laissant entendre que tout le monde apprend ou s’adapte au changement à la même vitesse.
Si des échéances sont nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, elles ne favorisent en aucun cas la productivité des collaborateurs. Utilisez plutôt des méthodes plus motivantes telles que l’engagement pour garantir l’efficacité.
Comment ? Créez des processus, des formations et des procédures d’apprentissage et de développement qui engagent immédiatement vos collaborateurs.
🋠Le conseil de Lemon Learning : engagez vos collaborateurs en utilisant des parcours d’apprentissage interactifs et activés par l’action sur une plateforme d’adoption digitale.
Comment les managers peuvent-ils surmonter la résistance au changement ?
Plus de 80 % des organisations gèrent le changement avec une approche top-down. (Source : Gartner, Changing Change Management)
Ce qui signifie que les décisions stratégiques, la mise en œuvre et les plans de déploiement sont presque exclusivement créés par la direction.
Mais tout cela peut changer avec le département de gestion ! Éliminez l’approche descendante en créant un canal de communication direct entre la direction et les collaborateurs. Un meilleur flux d’informations, de suggestions et de commentaires réduira la résistance des collaborateurs au changement.
Comment les managers peuvent-ils susciter l’adhésion de leurs équipes ? En assumant le rôle de leaders et de défenseurs du changement. Si tous les collaborateurs ne sont pas d’accord avec un changement, un soutien constant est la clé du succès.
Si les collaborateurs croient que la direction met en œuvre le changement dans leur intérêt, qu’ils sont transparents quant aux facteurs qui motivent le changement et qu’ils peuvent en démontrer la valeur, cela réduit considérablement la résistance au changement.
Surmonter la résistance au changement : élaborer une stratégie
Voici deux stratégies concrètes pour aider à prévenir et à surmonter la résistance au changement.
Processus de conduite du changement
Avant de prendre des décisions à grande échelle qui affectent vos collaborateurs, élaborez un plan de conduite du changement pour accompagner la transition. Il s’agit d’élaborer des projets de changement centrés sur les collaborateurs, qui impliquent et soutiennent les utilisateurs finaux.
- Une communication cohérente : impliquez vos collaborateurs dès le premier jour, en identifiant les besoins et les problèmes existants.
- Un soutien de la direction et du leadership : la mise en œuvre d’un nouveau changement nécessite à la fois le soutien et le plaidoyer de la direction pour conduire le projet au sein des équipes.
- Une culture du changement : facilitez le changement par le biais des valeurs et de la culture de votre entreprise afin que chacun en comprenne les avantages concrets.
Mettez en place une formation engageante. Créez des programmes de formation et de développement qui mettent en avant la gestion portée sur l’attention plutôt que la gestion du temps afin d’engager et de motiver les collaborateurs.
Choisir la solution d’une plateforme d’adoption digitale
A l’ère numérique, les collaborateurs connaissent une transformation digitale et une digitalisation accélérée qui nécessitent l’utilisation de plusieurs outils digitaux quotidiennement.
Le défi consiste à déployer ces outils de manière durable pour une utilisation à long terme, à augmenter le ROI ainsi qu’à améliorer l’efficacité de vos processus métier.
Comment ? Avec une plateforme d’adoption digitale. Cette solution est une plateforme intégrée qui engage les utilisateurs dès leur première utilisation. Réduisez le risque de résistance des collaborateurs au changement grâce à des fonctionnalités telles que :
- Bibliothèque de guides : accès illimité à une bibliothèque interactive de guides.
- Workflows de formation interactifs : modules d’apprentissage activés par l’action, étape par étape.
- Notifications push : création d’un message de bienvenue, annonce d’une nouvelle fonctionnalité, etc.
- Modules de micro-learning : des contenus de formation très courts pour un engagement maximal.
- Méthodologie du Learning by Doing : un apprentissage par la pratique ludique et et actif pendant le travail.
