58% des collaborateurs affirment que leur employeur met en place des outils numériques avancés, mais n’offre pas la formation requise pour les prendre en main (Randstad)
Sans aucun doute, la crise sanitaire de 2020 a poussé les entreprises qui n’avaient pas encore sauté le pas à entamer ou accélérer leur transformation digitale. Le déploiement des logiciels SaaS en entreprise comporte de nombreux avantages. Pour en citer quelques-uns : centralisation des données, automatisation des processus ou encore amélioration de la communication.
L’ironie du sort a fait que le moment où les entreprises ont le plus eu besoin d’une adoption rapide des logiciels d’entreprise, les collaborateurs étaient en télétravail. Plus possible de se reposer sur un collègue dans les parages ou un responsable pour poser ses questions sur l’utilisation des outils.
Alors comment former les collaborateurs aux logiciels SaaS ? Et comment mener une conduite du changement efficace à distance ? Ces questions ont fait émerger les enjeux d’une transformation digitale en télétravail, ainsi que des formations aux outils de manière autonome.
Thomas Gereec (Directeur projet chez Lemon Learning) et Sophie Maladri (Responsable formation chez KPMG) traitent cette question dans notre webinaire “Formation aux logiciels et conduite du changement : tout ce qu’il faut savoir”. Retrouvez-y :
- Les indispensables de la conduite du changement et des projets logiciels
- La manière de mieux former vos collaborateurs aux logiciels
- La prise en main des outils avec l’accompagnement de Lemon Learning
- Une démo de la solution Lemon Learning
- Les tendances et clés pratiques à adopter en 2021
Comment mener une conduite du changement efficace
“Le moindre point de changement peut bouleverser les usages.” Sophie Maladri, Responsable formation chez KPMG
Chaque changement concernant un logiciel (nouveau déploiement, mise à jour, changement de fonctionnalité, etc.) a un impact inévitable sur l’utilisateur. Pourquoi ? Les collaborateurs automatisent des gestes et pratiques sur un logiciel. En le changeant, ils doivent donc désapprendre les gestes sur leur ancien outil pour en réapprendre de nouveaux.
Autrement dit, bien que l’ergonomie et les mises à jour d’un logiciel soient calculées pour améliorer l’expérience utilisateur, les collaborateurs ne prendront pas en main ces nouvelles fonctionnalités de manière automatique. Cela demande un engagement de la part des utilisateurs pour qu’ils s’impliquent dans la maîtrise de leur nouvel outil.
C’est là que conduite du changement a toute son importance. Les collaborateurs doivent être capables de comprendre les objectifs d’un nouvel outil ou d’une mise à jour. Chaque changement doit être encadré, communiqué et accompagné pour engager les collaborateurs pleinement dans le processus.
Les bonnes pratiques pour mener une conduite du changement réussie
Votre conduite du changement a pour objectif d’accompagner les utilisateurs finaux dans toutes les étapes du déploiement d’un nouvel outil. Voici quelques questions partagées par Thomas Gereec et Sophie Maladri pour vous aider :
- Quels seront les changements pour les utilisateurs (usages, process, etc.) ?
- Quelle est votre méthodologie d’accompagnement du changement ?
- Quels sont les collaborateurs impactés par la mise en place du projet logiciel ?
- Quels sont les enjeux de formation et les populations d’utilisateurs concernées ?
- Comment accompagner les collaborateurs durablement ?
En répondant à ces questions, vous pourrez former un plan pour votre conduite du changement qui consiste à diagnostiquer, cadrer, communiquer, former et pérenniser le changement auprès de vos collaborateurs.
Former vos utilisateurs pour une adoption digitale pérenne
81 % des entreprises n’ont pas mis en place de formation pour accompagner les collaborateurs dans la transformation numérique (ACSEL).
Une fois votre plan de conduite du changement mis en place, vous pouvez vous consacrer à la formation des utilisateurs. L’enjeu principal lorsque l’on évoque les formations aux outils digitaux en entreprises est le suivant : les utilisateurs n’ont pas la même maturité digitale.
C’est-à-dire qu’il n’existe pas de formation unique qui pourra répondre aux besoins de tous les utilisateurs. Les utilisateurs ne sont égaux ni dans leur niveau de compétence digitale, ni face aux formations. Découvrez les 4 niveaux de maturité digitale partagés par Sophie Maladri et comment les accompagner de façon adaptée
Les bonnes pratiques pour un plan de formation efficace
Thomas Gereec et Sophie Maladri vous livrent quelques croyances dont il faut se défaire en ce qui concerne la formation des collaborateurs.
Une fois ces éléments pris en compte, vous pouvez vous pencher sur des aspects de la formation qui consistent à évaluer la maturité digitale des collaborateurs pour adapter et personnaliser les formations en fonction des niveaux.
Par la suite, continuez à améliorer la formation en communiquant avec les utilisateurs pour connaître leurs besoins et mesurez l’impact des formations.
La collaboration de Lemon Learning et KPMG dans ce webinaire permet de prendre un pas de recul sur les conséquences de la crise sur la transformation digitale en entreprise, notamment l’impact sur les utilisateurs.
Visionnez le webinaire pour découvrir les tendances et clés pratiques pour la formation et la conduite du changement aux outils digitaux, ainsi qu’une démo de la solution que propose Lemon Learning pour accompagner les utilisateurs !
