Choisir les bons outils ne suffit pas à assurer leur adoption. Et cela vaut également pour les logiciels collaboratifs. À l’occasion d’un webinaire conjoint, TalkSpirit et Lemon Learning sont revenus sur les indispensables pour un projet de Digital Workplace réussi.
Philippe Pinault, Co-fondateur et PDG de Talkspirit et Pierre Leroux, fondateur et PDG de Lemon Learning, vous proposent 6 étapes clés pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs.
1. Définir une vision et identifier vos besoins
Spécifier clairement les objectifs de votre logiciel collaboratif dès le début du projet vous permet de ne pas vous éloigner des enjeux principaux.
- Fixer les enjeux de la plateforme qui va être remplacée ou complétée.
- Déterminer la valeur ajoutée de la nouvelle plateforme.
- Choisir un comité de pilotage en charge de ces solutions.
Recommandation de Philippe Pinault :
“S’assurer que la plateforme choisie va répondre aux problématiques.”
2. Préparer le lancement
Préparer le lancement de votre outil consiste principalement à savoir comment il s’intégrera au sein de votre entreprise et auprès des utilisateurs.
- Avoir une bonne compréhension de la façon dont l’outil va prendre place aux côtés des outils existants.
- Comprendre les utilisations disparates d’une équipe à l’autre sur les outils déployés pour rassembler l’ensemble des collaborateurs sur la nouvelle plateforme.
- Déployer le logiciel sur des premiers groupes pour prendre conscience de quelles pratiques le logiciel remplace.
Recommandation de Philippe Pinault : mesurer l’impact de votre outil dans le quotidien des collaborateurs permet de comprendre ce qu’il remplace.
“La réussite d’une plateforme passe par la réussite des groupes qui la composent.”
Les collaborateurs ne doivent pas sentir qu’ils perdent une pratique importante dans leur quotidien.
3. Lancer la plateforme
L’étape du déploiement de la plateforme doit être autant préparée que les étapes qui la précèdent. Accompagnez vos collaborateurs dans la prise en main du nouvel outil.
- Déployer progressivement sur les premiers groupes.
- Communiquer : rappeler le sens de l’outil, les publics concernés, assurer la communication avec l’ensemble des outils offline et online.
- S’appuyer sur des ambassadeurs qui vont accompagner les équipes dans leurs premiers temps d’adoption
“Si les managers n’utilisent pas les nouvelles pratiques et appuient la démarche, peu de chance que les équipes suivent”.
Recommandation de Philippe Pinault
L’attitude des managers et de la direction générale de l’entreprise doit être exemplaire.
4. Investir dans la formation
Une fois la plateforme lancée, le logiciel doit être utilisé, et bien utilisé. L’information sur les fonctionnalités de votre nouvel outil passe par la formation des utilisateurs.
- Former pour garantir que les outils soient bien utilisés
- Former au bon moment
- Créer des contenus simples (pas besoin d’experts), personnalisés (la bonne information à la bonne personne) et évolutifs (selon les mises à niveau de l’outil)
Recommandation de Pierre Leroux :
“Avant, les gens faisaient plusieurs jours dans une salle de formation. Il y a un aspect logistique, coût, écologique, moins de concentration qu’avant… On va vers une approche où on donne moins d’informations, mais qui sont données au bon moment.”
Optez pour une plateforme d’adoption digitale pour que l’utilisateur ait accès aux formations en fonction de ses besoins.
5. Accompagner les usages en continu
Communiquer sur les usages et guider les collaborateurs vers les bonnes pratiques digitales permet à votre logiciel d’être efficace sur le long terme, et non pas seulement à son déploiement.
- Toujours penser au bénéfice utilisateur.
- Accompagner les usages et amplifier ce qui fonctionne ou ce qui pourrait fonctionner.
- Intervenir sur des mauvais usages. Exemple : si les collaborateurs envoient toujours des Word par mail, mettre en place une formation pour partager des fichiers collaboratifs.
- Continuer à être pédagogue avec les collaborateurs
Recommandation de Pierre Leroux :
“Faites usage de l’andragogie.”
Qu’est-ce que l’andragogie ? C’est l’éducation des adultes de manière pédagogue. Faites des formations qui stimulent les apprenants et impliquez-les dans l’apprentissage.
6. Mesurer les retombées du projet
Pour continuer à être innovant sur les fonctionnalités que vous proposez à vos collaborateurs, fondez vos nouvelles idées d’amélioration sur les retombées de votre projet.
- Mettre en place des indicateurs dès le début pour rester concentré sur ses objectifs. Ces indicateurs permettront de mesurer le ROI de votre outil.
- Annoncer le succès de la campagne mise en place
- Récolter et analyser les données choisies, adapter l’accompagnement des usages en continu
Recommandation de Pierre Leroux : Un projet de conduite de changement prend du temps, adaptez votre logiciel en fonction des différentes avancées et compétences digitales de chacun.
“Ce n’est pas parce que vous lancez le train que tous les collaborateurs vont l’attraper au même moment. (…) Chacun atteint le même niveau à un moment différent”.
Pierre Leroux revient sur différentes erreurs à ne pas commettre lors du déploiement de vos logiciels.
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Ne pas faire un état des lieux
“Cela peut créer une inadéquation entre ceux qui forment et ceux qui sont formés en interne”
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Ne pas impliquer les différentes parties prenantes (Direction comme utilisateurs finaux)
“Si la direction n’y croit pas, le résultat ne sera pas le même.”
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Ne pas préparer et mettre en place un plan de conduite du changement
“[Il est important de] mettre en place quelque chose de simple en acceptant que la conduite du changement prenne du temps. On sait où on veut mener les collaborateurs in fine.”
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Ne pas accompagner la mise en place après le déploiement des outils collaboratifs
“Il faut que l’utilisateur prenne en main les premiers usages, ce qui amène des premières victoires et donne la motivation de continuer par la suite.”
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Ne pas mesurer les retombées
“[Il est primordial d’] avoir des données pertinentes sur ce qui est important pour pouvoir légitimer la conduite du changement.”
