L’ERP (Progiciel de Gestion intégré) est un logiciel de gestion très utile pour une entreprise. C’est un outil complet qui permet de suivre tous les processus internes en un seul point : ventes, stocks, facturation, ressources humaines… Sachant qu’il contribue grandement au développement des activités de l’entreprise, celle-ci peut opter pour un autre ERP dans l’objectif de gagner en performance. Cette directive implique une migration des données de l’ancien ERP vers le nouveau et Lemon Learning vous révèle ici comment procéder.
Migration de données ERP : qu’est-ce que c’est ?
La migration des données d’un ERP est une manœuvre qui consiste à transférer les données existantes de l’ancien logiciel de gestion vers le nouveau. Elle est encore connue sous l’appellation reprise des données. C’est une tâche très complexe, sachant que les volumes d’information à traiter peuvent être énormes et provenir d’une grande variété de sources. La bonne exécution de votre projet de migration est essentielle pour garantir une transition fluide vers le logiciel ERP nouvellement acquis. Ceci permettra de limiter les interruptions dans la productivité de l’entreprise, à cause de données manquantes ou erronées.
Les enjeux de la migration de données ERP
La migration d’un ERP est un projet aux multiples enjeux dont le premier est l’intégrité des données et leur redondance. Il s’agit ici de s’assurer que les informations transférées vers le nouvel outil ne sont pas corrompues. De même, il est indispensable d’éviter les doublons, car cela alourdirait le transfert des données vers le nouvel outil et la migration n’en serait que plus longue. Le deuxième enjeu à considérer pendant un projet de migration ERP est le coût de l’opération. En effet, l’assistance d’un intégrateur ERP est indispensable pour mener le transfert de données. Plus la migration prendra de temps et plus les frais de prestation de l’intégrateur ERP seront élevés. Il faut aussi considérer les sommes perdues par l’entreprise à cause de l’interruption momentanée des activités commerciales.
Le défi suivant concerne la mobilisation de tous les services internes de l’entreprise pour réussir la migration. Leur collaboration est nécessaire pour que le transfert des données vers le nouvel ERP se fasse le plus vite possible et de façon harmonieuse. L’objectif ici est surtout d’éviter les conflits entre les différents services qui pourraient impacter négativement le projet de migration ERP.
Quant au dernier enjeu lié à la migration de données, il s’agit du respect des procédures réglementaires. Dans certaines entreprises, il existe des règles et standards auxquels il est indispensable de se conformer lors de la manipulation des données. La migration de ces informations vers un nouvel outil ERP doit alors respecter ces principes.
Les étapes à suivre pour réussir votre projet de migration de données ERP
Plusieurs étapes sont à suivre pour une bonne exécution de votre projet de reprise de données ERP.
Identification des données et analyse
Il s’agit ici de prendre connaissance des informations présentes sur l’ancien système, puis de les classifier suivant trois types de données :
- les données de référentiels,
- les données de structure,
- les données de gestion.
Les données de référentiels regroupent les informations relatives à tous les éléments qui interagissent avec l’entreprise : clients, prospects, fournisseurs… En ce qui concerne les données de structure, elles servent principalement à analyser et à organiser les informations existantes sur l’ancien système.
Les données de gestion en revanche regroupent les informations essentielles à l’exploitation journalière de l’entreprise. La phase d’analyse permet aussi de sélectionner judicieusement les informations pertinentes pour la migration, puis de se débarrasser de celles qui sont obsolètes ou inutiles. Ce travail se fera en concordance avec les services compétents de l’entreprise et permet d’alléger la reprise des données.
La migration des données
C’est à cette étape que la reprise de données ERP est réellement exécutée. Elle se fait progressivement en commençant par les données de structure, suivies respectivement de celles de type référentiels et gestion. Une conversion des données peut être nécessaire lorsque les structures d’information entre l’ancien système et le nouveau sont différentes. La mise en correspondance des informations issues de l’ancien ERP avec celles du nouvel outil est aussi effectuée au cours de la migration de données.
Une bonne reprise des données doit absolument reposer sur une stratégie bien organisée. Pour cela, il est nécessaire de choisir un chef projet qui s’assurera de la mise en place du nouvel ERP conformément à ces directives. Celles-ci peuvent inclure l’abandon de données vieilles de plus de 10 années ou des informations relatives à un service particulier de l’entreprise. Ceci permet d’exécuter le projet ERP de façon coordonnée et d’éviter la confusion.
Faites adopter le nouvel ERP par votre organisation
Une forte adoption du nouvel ERP par les utilisateurs est nécessaire pour tirer profit de votre acquisition. Pour atteindre cet objectif, la solution proposée par Lemon Learning est vivement recommandée. C’est un logiciel facile à prendre en main et dont l’intégration est possible sur tous les applicatifs de votre entreprise, qu’il s’agisse d’un ERP cloud ou On-Premise. Cet outil vous permet de réduire les coûts de support après migration de 50 %.
Grâce à la documentation produite avec ce logiciel, les utilisateurs peuvent se former sur le nouveau système en toute autonomie. Par conséquent, il en résultera une baisse des formations en présentiel de 75 %. De même, la création des contenus se fait en quelques clics et s’actualise automatiquement. Ceci permet de réduire le temps consacré à cette tâche chronophage de 70 %. Alors, n’hésitez pas à inclure la solution de Lemon Learning à votre projet ERP pour en faciliter l’adoption.
