ERP, SIRH, CRM ou encore outil achat, on ne compte plus les nouveaux logiciels devenus indispensables aux entreprises. Si l’implémentation de ces nouveaux outils est un défi, l’utilisation de ces derniers l’est tout autant. Alors comment faire pour aider les collaborateurs à maîtriser et à utiliser leurs logiciels ? Lemon Learning vous explique comment favoriser l’adoption des logiciels pas-à-pas au sein de votre entreprise.
1. Identifier les besoins
Vous vous souvenez de la dernière fois qu’un opérateur vous a appelé pour vous vendre une offre que vous aviez déjà ? Il est sûrement reparti bredouille, n’est-ce pas ? La raison ? Vous n’aviez pas besoin de cette offre. Eh bien c’est pareil pour les logiciels. Pour que les utilisateurs y adhèrent, les logiciels doivent répondre à un besoin précis. Alors comment identifier les besoins des collaborateurs ? Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour commencer.
- Quel est le besoin principal ?
Est-ce d’accompagner la prise en main d’une solution informatique, d’optimiser l’utilisation d’un portail SIRH, d’accompagner l’adoption d’un nouvel outil de ticketing ou encore d’accélérer l’adoption d’un CRM interne ? Bref, quel est le plus grand besoin ?
Pour aller plus loin : pourquoi est-il absolument nécessaire d’avoir un logiciel pour cette problématique ?
- Qui est concerné ?
Combien d’utilisateurs pourraient utiliser votre logiciel ? S’agit-il de 150, 1500 ou encore 15000 utilisateurs ? Aussi, dans combien de départements ou d’entités pourrait-il être déployé ? Un département, plusieurs entités ou encore dans tous les bureaux ?
- Quel est le plus grand défi du déploiement de la solution ?
Est-ce de répondre à des usages différents ? D’être accessible en temps réel ? D’être adapté à différents niveaux de connaissances ? De réduire les demandes de support informatique ? Ou encore de réduire les coûts ? Pour aller plus loin : Quelles seraient les conséquences si le logiciel n’était pas implémenté ou s’il n’était pas utilisé ?
Autant de questions qui vous permettront d’apporter une réponse à des problématiques concrètes et existantes et de favoriser l’adoption digitale.
La méthode Lemon Learning avec Atol
Chez Lemon Learning, nous sommes convaincus que pour optimiser l’adoption des logiciels, il est essentiel de commencer par identifier les besoins des entreprises et des collaborateurs. C’est d’ailleurs par là que nous commençons avec chaque entreprise que nous accompagnons, à l’image d’Atol, que nous avons aidé à accélérer l’adoption d’une nouvelle solution interne. Le besoin principal ? Aider à la prise en main d’un logiciel de gestion dans les 800 magasins Atol. Le plus grand défi du déploiement ? Répondre à 2 usages : d’une part, les utilisateurs réguliers, d’autre part, les nouveaux opticiens. Autre chose ? Fournir une solution accessible en temps réel ! En identifiant clairement les besoins d’Atol et de ses collaborateurs, Lemon Learning a pu fournir une solution sur-mesure et accompagner l’entreprise dans ses problématiques de transformation digitale.
2. Accompagner le changement
Qui a dit qu’adoption des logiciels ne rimait pas avec conduite du changement ? Comme toutes les étapes de la transformation digitale, l’adoption digitale nécessite d’être accompagnée pas-à-pas. La raison ? Utiliser un nouveau logiciel peut être un bouleversement pour les collaborateurs, il est donc essentiel de les accompagner dans ce processus. Alors comment faire concrètement ?
- Accompagner le changement avant : en communiquant aux collaborateurs les raisons, la nature et l’impact du changement, afin de les impliquer dans le processus.
- Accompagner le changement pendant : en formant les collaborateurs à leurs logiciels afin de les aider à tirer profit pleinement de leurs outils et de leurs fonctionnalités.
- Accompagner le changement après : en instaurant une nouvelle culture d’entreprise mêlant culture digitale et une culture du changement, qui préparera l’ensemble des collaborateurs aux changements à venir.
La méthode Lemon Learning avec Bouygues Construction
Il existe de nombreuses façons d’accompagner le changement. En accompagnant Bouygues Construction à optimiser l’utilisation d’un CRM interne, Lemon Learning a choisi de maximiser l’adoption digitale en suivant les étapes de la conduite du changement. En amont, les utilisateurs ont été sollicités pour des interviews afin d’identifier leurs différents profils et de créer des formations adaptées à chaque profil. Pendant la phase d’accompagnement, les utilisateurs ont été formés aux logiciels via des parcours de formation personnalisés. Pour préparer l’après, un glossaire des termes techniques a été conçu afin d’accompagner les collaborateurs ainsi qu’un questionnaire de retours, directement intégrés à la solution.
3. Former au nouveau logiciel
Qui dit nouveaux logiciels, dit formation. Mais dans le domaine de la formation aux logiciels, il y a des indispensables : dites bonjour à la formation 2.0. Désormais, la formation doit être adaptée aux nouveaux besoins des utilisateurs : digitalisation, actualisation et surtout personnalisation. La formation doit être pensée sur-mesure afin d’offrir une meilleure expérience de l’apprentissage et du numérique. Mais ce n’est pas tout. Désormais, la formation aux logiciels doit être effectuée depuis les outils. Vous vous demandez comment ?
La méthode Lemon Learning : le Learning by Doing
Si vous deviez apprendre à cuisiner un plat pour la première fois, vous préféreriez cuisiner la recette pas à pas plutôt que de l’apprendre par coeur n’est-ce pas ? Il en est de même pour les logiciels. Pour les prendre en main, il faut apprendre en faisant : c’est ce que l’on appelle le Learning by Doing. C’est ce que propose Lemon Learning pour la formation aux logiciels : accompagner les utilisateurs en temps réel et depuis leurs outils. Le principe ? Vos collaborateurs apprennent à utiliser leurs logiciels grâce à des guides interactifs intégrés à leurs outils et accessible 24/7. En quelques clics seulement, vous pouvez créer et mettre à jour des parcours de formation sur-mesure. A la clé ? Un meilleur rapport aux outils numériques, une meilleure utilisation des logiciels et plus de performance. Autre chose ? Une diminution du support et de ses coûts !
4. Mesurer les retombées
L’adoption digitale ne s’arrête pas à l’utilisation des logiciels. Comme tout projet, il est essentiel d’en mesurer les retombées. Et pour cause, les nouveaux outils créent énormément de données. Si ces données sont souvent laissées à l’abandon, elles constituent pourtant un levier stratégique. Entre autres, l’analyse des données permet d’identifier clairement les axes d’amélioration de vos outils et donc prendre des décisions en conséquence. Entre autres, les données vous permettent de vous aligner avec les besoins de vos utilisateurs. Des besoins qui évoluent avec le temps et que les données pourront vous aider à identifier clairement et facilement. L’objectif ? Améliorer l’expérience utilisateur, qui est le socle de l’adoption digitale.
La méthode Lemon Learning : le Learning Analytics
Vous avez parlé de… Learning Analytics ? Né des avancées technologiques, ce dispositif permet d’améliorer les formations grâce aux données. Avec sa fonctionnalité statistique, Lemon Learning permet d’identifier les axes d’amélioration des formations (parcours utilisateur, supports les plus consultés, etc). Résultat ? L’adoption digitale est facilitée grâce à une meilleure expérience utilisateur !
Vous l’aurez compris, l’adoption digitale est bien plus qu’une simple utilisation des logiciels. Si elle a pour objectif de faciliter la maîtrise des applicatifs, elle vise aussi à améliorer le rapport des collaborateurs aux outils numériques de façon durable. Des éléments clés face à la transformation digitale, puisque l’adoption digitale est au cœur de nouveaux enjeux du futur du travail, tels que l’expérience utilisateur ou encore l’expérience collaborateur.
