SIRH, CRM, ERP, SI Achats, Digital Workplace… Si les projets logiciels mis en place au sein des entreprises sont nombreux, ils sont pourtant peu à atteindre une adoption massive par les utilisateurs.
En moyenne, les entreprises gaspillent 37% de leur budget logiciels (source: 1E).
Une question se pose alors : pourquoi tant de projets logiciels échouent ? Voici les 5 raisons principales pour lesquelles les projets logiciels échouent et 5 solutions sélectionnées par Lemon Learning.
1. Le manque de méthodologie
La première raison pour laquelle tant de projets logiciels échouent, c’est la méthodologie.
66% des projets de conduite du changement dépassent les budgets, sont en retard, ou ne mettent pas en œuvre les fonctionnalités prévues (source : Atos Origin)
Le rapport avec vos projets logiciels ? Les projets logiciels sont également des projets de conduite du changement ! Sans méthodologie, votre projet logiciel sera donc synonyme de perte de temps, d’efficacité et d’argent.
- Une perte de temps : vous perdrez du temps à vous organiser sur le tas et à rattraper des erreurs qui auraient pu être évitées (diagnostic erroné, délais trop serrés, définition des rôles peu claire, etc.) avec une méthodologie établie en amont du projet.
- Une perte d’efficacité : vos équipes passeront plus de temps à rattraper les imprévus lors de la mise en place du projet (tâches en retard, résistances des collaborateurs, etc.) ou encore elles passeront à côté d’éléments essentiels à l’adoption des utilisateurs finaux, ce qui pourrait affecter l’efficacité de votre logiciel en lui-même.
- Une perte d’argent : le manque de méthodologie a un coût monétaire. Il peut se traduire par des frais supplémentaires accumulés au cours du projet. Mais il peut également se traduire par un gaspillage en matière de licences (achetées mais non utilisées), cause directe du manque d’adoption par les utilisateurs.
Alors comment éviter cet obstacle ?
La solution : Définissez une méthodologie en amont du projet
Pour favoriser la réussite de votre projet logiciel, il est fondamental de bien cadrer votre projet avec une méthodologie claire. Prenez en compte des éléments comme :
- Les parties prenantes : qui sera en charge du projet ? Quelles seront les personnes concernées par le projet ?
- La gestion de projet : quelles seront les étapes de la mise en place du projet logiciel ? Quels seront les plus grands défis à relever ?
- L’accompagnement au changement : quelles actions mettrez vous en place pour conduire le changement lors de la mise en place de votre projet logiciel ?
Bref, prenez en compte tous les éléments qui auront un impact sur le déroulement du projet dans son intégralité, c’est-à-dire de son déploiement à son adoption par les utilisateurs finaux.
2. Le manque de communication par rapport au projet logiciel
La communication, c’est la clé d’un projet réussi… ou pas. 1 projet sur 3 échoue en raison d’une communication inefficace.
En matière de projet logiciel, le manque de communication se traduit de façon très concrète :
- Vos utilisateurs n’utilisent pas vos outils et/ou se désengagent de vos outils.
- Votre taux d’attrition augmente, à l’image de vos coûts (oui, oui, toujours ces licences non utilisées!).
Et pour cause, 1 utilisateur sur 26 se plaint, le reste se désengage des outils digitaux (churn) (Esteban Kolsky, Customer Experience Survey). Alors comment bien communiquer pour favoriser l’adoption de votre logiciel CRM, SIRH, ERP, ou encore SI Achat ?
La solution Lemon Learning : Communiquez avec vos collaborateurs tout au long de votre projet logiciel
Pour favoriser une adoption plus efficace et plus rapide des logiciels, il est essentiel de communiquer tout au long du projet afin de réduire les résistances. Pour cela, il faut communiquer en amont, en expliquant aux collaborateurs la raison pour laquelle le nouveau logiciel est déployé et en mettant en avant sa valeur ajoutée pour eux. Pendant la mise en place, notamment par la récolte de retours de la part des collaborateurs afin d’ajuster le projet logiciel selon leurs besoins. Mais aussi après le projet, en restant à l’écoute d’axes d’amélioration possibles en matière d’expérience utilisateur !
3. Le manque de formation au logiciel
Aïe. Voilà un élément qui fait souvent défaut : la formation aux logiciels. Qu’il s’agisse d’une formation au CRM, à l’ERP, au SIRH ou encore au SI Achats, la formation est une étape cruciale des projets logiciels. Le hic ?
58% des collaborateurs affirment que leur employeur utilise des outils numériques avancés mais n’offre pas la formation requise pour les prendre en main (source : Randstad)
En ne formant pas ou en formant mal vos collaborateurs à leurs outils, vous vous exposez à plusieurs obstacles :
- Une mauvaise prise en main des outils.
- Une mauvaise efficacité des logiciels mis en place.
- Un projet logiciel non pérenne.
Alors comment bien former vos collaborateurs aux logiciels ?
La solution Lemon Learning : Formez vos collaborateurs grâce aux guides interactifs
Pour former vos collaborateurs de façon efficace aux outils CRM, ERP, SI Achats ou encore SIRH, il faut sortir des sentiers battus. Finis la formation via manuel de 200 pages (papier ou pdf) et les modules de e-learning inadaptés. Optez pour une formation innovante et créée sur-mesure pour votre projet logiciel : les guides interactifs embarqués. Avec Lemon Learning, vos collaborateurs se forment en toute autonomie directement depuis leurs outils grâce à une bibliothèque de guides interactifs accessibles à la demande. C’est simple (quelques clics), rapide (3 minutes maximum), et efficace (un apprentissage immédiat par la pratique).
4. Le manque de mesure des retombées
Si de nombreux projets logiciels échouent, c’est aussi parce que les entreprises considèrent qu’une fois déployés, les projets logiciels sont terminés. Mais non, ce n’est pas le cas. Un projet logiciel ne s’achève que lorsqu’une entreprise décide de ne plus utiliser un logiciel. Autrement dit, tant que vous utilisez un logiciel, votre projet est encore en cours. Pour favoriser la réussite de ce projet (c’est-à-dire l’adoption massive par les utilisateurs), il est essentiel d’en mesurer les retombées régulièrement.
En moyenne, entre 60% et 73% de la data d’une entreprise est inutilisée à des fins analytiques (Forrester).
S’il est important de mesurer votre ROI, c’est qu’il vous permet de détecter les points de blocage en matière d’adoption des logiciels. En d’autres termes, mesurer votre ROI vous permet d’identifier des éléments à améliorer afin de favoriser l’adoption de votre logiciel. Un élément essentiel puisque l’adoption des logiciels ne se résume pas à l’utilisation des outils digitaux. Favoriser l’adoption des logiciels, c’est favoriser l’utilisation et surtout la bonne utilisation de ces derniers par vos utilisateurs. Et ce, sur le long terme.
La solution Lemon Learning : Servez-vous des outils analytiques
La donnée, il y en a partout. Il y en a d’ailleurs tellement que l’on s’y perd. Afin de mesurer votre ROI, commencez par définir des indicateurs de performance. Cela peut être le taux d’erreurs commises sur les logiciels, le nombre de demandes support, ou encore le taux d’utilisation de votre logiciel par les utilisateurs. Chez Lemon Learning, nous mettons à disposition un outil analytique qui permet de mesurer l’adoption des outils grâce à des indicateurs comme le nombre de guides consultés ou encore les formats favoris des utilisateurs.
5. Le manque d’accompagnement des utilisateurs sur le long terme
Votre accompagnement ne doit pas s’arrêter lorsque le logiciel est déployé, il doit continuer tant que vos collaborateurs utilisent vos logiciels. Il peut s’agir de l’accompagnement en matière de conduite du changement, de formation mais aussi de support.
53 % des utilisateurs n’ont pas de support lorsqu’ils travaillent en dehors des heures habituelles de bureau et 61% d’entre eux souhaiteraient pouvoir en bénéficier. (Source : Econocom – IDC)
Sans un accompagnement durable, vos projets logiciels ne pourront être pérennes. La raison ? Les outils évoluent, les postes de vos collaborateurs également, à l’image de leurs enjeux et de leurs besoins en matière de logiciels.
La solution Lemon Learning : Accompagnez vos utilisateurs en temps réel grâce au support applicatif embarqué
Pour accompagner vos collaborateurs sur le long terme, il est essentiel de s’équiper des bons outils. Avec Lemon Learning, vous pouvez accompagner vos collaborateurs durablement. Grâce aux notifications push, vous pouvez communiquer auprès de vos collaborateurs à tout instant. Et grâce aux guides interactifs embarqués vous pouvez mettre à jour vos formations et optimiser votre support en continu. Bref, vous accompagnez vos collaborateurs directement depuis leurs outils tout au long de leur utilisation.
Méthodologie, communication, formation aux logiciels, mesure du ROI, accompagnement en temps réel : vous connaissez désormais les clés pour réussir vos projets logiciels quels qu’ils soient ! Vous souhaitez accélérer l’adoption de vos logiciels ? Découvrez comment Lemon Learning peut vous accompagner dans vos enjeux en regardant nos cas clients !
