Lemon Learning invite Eiffage pour un retour d’expérience sur son projet de transformation digitale. Autour d’une table ronde virtuelle, Eiffage et Lemon Learning discutent de l’accompagnement du changement grâce à une méthodologie sur-mesure, à la formation des collaborateurs aux applications, ou encore à la manière dont Lemon Learning a été déployée chez Eiffage.
Cette table ronde se compose de Pierre Leroux (CEO de Lemon Learning), Constance Roquain (Chef de projet chez Lemon Learning), Tsanta Rabemananjara (Responsable marketing chez Lemon Learning) et Julien Blazy (Directeur Méthodes et Performance Achat chez Eiffage).
Digitalisation des Achats à grande échelle : les enjeux d’Eiffage
Le secteur du BTP a connu une transformation digitale accélérée ces dernières années. Chez Eiffage, leader européen du BTP avec plus de 70 000 collaborateurs répartis dans le monde, cette transformation digitale s’est faite à travers le parc applicatif du groupe, et notamment le SI Achat Ivalua.
Avant la mise en place du SI Achat, les collaborateurs passaient par les directeurs achats pour effectuer leurs commandes. En plus d’être chronophages, les commandes hors catalogues peuvent être incomplètes. Avec le SI Achat, les collaborateurs d’Eiffage passent désormais leurs commandes eux-mêmes, ce qui permet de centraliser ces dernières et de réduire les erreurs.
À l’enjeu de prise en main du logiciel s’est ajouté un enjeu de communication. Le principal moyen de communication avant Lemon Learning passait par les emails. Eiffage cherche à développer différents niveaux de communication pour cibler directement le bon collaborateur.
Afin d’accompagner les 12 000 utilisateurs de l’outil dans les différentes filiales, à l’échelle nationale et internationale, Eiffage a fait appel à Lemon Learning. À une si grande échelle, deux enjeux ont émergé : l’accompagnement des milliers d’utilisateurs dans la bonne prise en main de leur outil et la communication auprès de ces derniers, afin de pousser le bon message au bon moment et à la bonne personne.
Pourquoi avoir fait appel à Lemon Learning ?
Lemon Learning a permis à Eiffage d’offrir aux utilisateurs de la flexibilité dans l’accompagnement digital et de la personnalisation dans l’interaction avec eux.
“Le e-learning devient rigide alors que l’application est vivante et évolue de manière agile.” (Julien Blazy)
Les évolutions constantes du logiciel Ivalua impliquent une mise à jour régulière des contenus de support et de formation, ce qui prend du temps pour les équipes d’Eiffage. C’est l’une des raisons pour lesquelles Eiffage a fait appel à Lemon Learning : faire avancer à la même vitesse la montée en compétence des collaborateurs d’Eiffage et la montée en version du logiciel, le tout grâce à un temps de création de contenus considérablement réduit.
“Les formats e-learning traditionnels ou les modes opératoires PDF de 200 pages sont consultés en moyenne à hauteur de 5%.”
(Pierre Leroux)
Avant Lemon Learning, les formations en présentiel d’Eiffage imposaient aux collaborateurs de revenir sur la documentation PDF pour se former. Cela rendait le processus d’achat plus long et conduisait dans certains cas à une inutilisation du logiciel. Rendre la formation asynchrone et accessible directement dans leur outil a permis aux collaborateurs d’Eiffage d’apprendre en faisant et de l’utiliser efficacement.
“Lemon Learning est le canal le plus direct qui nous assure de pouvoir toucher l’utilisateur final.”
(Julien Blazy)
Avant Lemon Learning, Eiffage utilisait les emails comme principal moyen de communication. Ce canal de communication ne permettait pas une personnalisation des messages, lesquels n’étaient pas toujours consultés par les équipes. En créant une segmentation très fine des contenus, Lemon Learning a permis d’offrir aux collaborateurs un accompagnement et une communication personnalisés, le tout sans sortir de leur outil.
“La partie guide interactif est très utile pour les utilisateurs, la partie communication est un levier pour la centralisation.”
(Julien Blazy)
La valeur ajoutée de la solution Lemon Learning s’est traduite à deux niveaux pour Eiffage. Les guides interactifs ont permis de former les collaborateurs à utiliser correctement le logiciel, ce qui réduit les erreurs de saisie et facilite leur quotidien. Les notifications push, visibles directement sur l’outil de travail des collaborateurs, ont permis à Eiffage de communiquer avec tous les collaborateurs de façon segmentée : en fonction de leur filiale, région, pays…
Julien Blazy donne un exemple de l’utilisation des pushs en interne :
“Un push a été envoyé cette semaine même à tous les utilisateurs de la plateforme par rapport à une application à télécharger pour la géolocalisation de leur fournisseur. On en fait beaucoup et cela vient pallier le fait que l’ergonomie des outils n’est pas bien pensée tout le temps.”
- La notification push a permis à Eiffage d’annoncer une nouvelle fonctionnalité. L’objectif : faire en sorte que les collaborateurs ne soient pas perdus lors du changement.
- Son intégration directe dans l’outil a également permis une meilleure interaction avec les utilisateurs dans la mesure où le push apparaît à l’écran dès lors que ces derniers se connectent à leur outil, améliorant ainsi la consultation des contenus.
Eiffage n’a pas eu à faire une communication interne particulière lors de l’intégration de la solution au quotidien des collaborateurs. La mise en place de quelques guides interactifs a été suffisante pour faire comprendre la prise en main de Lemon Learning aux collaborateurs.
Les retombées de Lemon Learning chez Eiffage
Fin 2019, avec seulement quelques guides déployés auprès d’une cinquantaine de collaborateurs :
“On fait sa commande, on apprend à faire sa commande et in fine, elle est envoyée.”
(Julien Blazy)
En permettant l’accès direct des catalogues aux collaborateurs, l’apprentissage du logiciel d’Ivalua se fait en même temps que la commande. Le collaborateur est autonome dans sa commande, et aiguise le processus avec le temps et les formations.
La solution Lemon Learning est en train d’être déployée sur d’autres outils d’Eiffage, afin d’accompagner l’intégralité du groupe dans sa transformation digitale.
